はじめに｜「言いたいことはあるのに、文章にすると伝わらない」
こんな経験はありませんか？
- 頭の中では伝えたいことがあるのに、文章にすると長くなる
- 書いているうちに、何を伝えたいのかわからなくなる
- 自分ではわかるけれど、相手にも同じように伝わるか不安
- メールや連絡文を書くとき、どこから書けばいいのかわからない
- ブログを書いていると、話があちこちに飛んでしまう
文章がわかりにくくなる原因は、言葉の選び方だけとは限りません。
「何を一番伝えたいのか」「どの順番で伝えるのか」「誰に向けて書くのか」が整理されていないと、文章そのものをきれいに直しても、伝わりにくいことがあります。
そんなときに役立つのがAIです。
AIは「文章を書いてくれる道具」としてだけでなく、伝えたいことを整理する相談相手としても使えます。
たとえば、
「この文章で、私が一番伝えたいことは何？」
「話の順番がおかしくないか見て」
「初めて読む人にもわかる文章になっている？」
と聞いてみるだけでも、自分では気づかなかった部分が見えてくることがあります。
この記事では、AIと一緒に文章の内容を整理し、読み手に伝わりやすい形に整える方法を紹介します。
なお、誤字脱字や文法、不自然な日本語を直したい場合は、[AIで日本語を添削してもらう方法]も参考にしてください。
こちらの記事では「日本語として自然かどうか」を中心に扱っています。
一方、この記事では、**「何を伝えるか」「どういう順番で伝えるか」「読み手にどう伝わるか」**という部分に焦点を当てます。
AIを使うと文章をわかりやすくできる理由
自分では気づきにくい「わかりにくさ」を見つけてもらえる
自分で書いた文章は、書いた本人には内容がわかっているため、多少説明が足りなくても自然に読めてしまいます。
ところが、初めて読む人にとっては、
- 話が急に変わっている
- 同じことを何度も書いている
- 一文が長くて内容を追いにくい
- 結論がなかなか出てこない
- 前提となる説明が足りない
と感じることがあります。
AIに文章を読んでもらうと、自分では見落としていた「読み手から見たわかりにくさ」を指摘してもらえます。
「何を伝えたい文章なのか」を一緒に整理できる
文章を書いている途中で、
「結局、私は何を伝えたいんだろう？」
とわからなくなることもありますよね。
そんなときは、AIに文章を書き直してもらう前に、内容を整理してもらいましょう。
たとえば、
- この文章で一番伝えたいことは何？
- 要点を3つに整理して
- 私が伝えたいことを簡潔にまとめて
- 話の流れを整理して
と質問できます。
文章そのものを直してもらうのではなく、自分の考えを整理するためにAIを使うのがポイントです。
自分の文章を残したまま改善できる
AIに、
「この文章をわかりやすく書き直して」
とだけ頼むと、自分が使いたかった言葉や文章の雰囲気まで変わってしまうことがあります。
そこで、
「私の言いたいことは変えずに、わかりやすくするにはどうすればいい？」
と相談してみましょう。
AIに全部を書き換えてもらうのではなく、自分の文章を残しながら改善する方法もあります。
まずは「何を伝えたいのか」をAIと整理する
いきなり「わかりやすく書き直して」と頼まない
文章をわかりやすくしたいとき、最初からAIに書き直してもらいたくなるかもしれません。
でも、その前にやっておきたいのが、文章の中身を整理することです。
文章がわかりにくい原因が、言葉ではなく「考えの整理不足」にある場合もあるからです。
たとえば、
「旅行について書きたい」
と思って書き始めたのに、
- 旅行先を選んだ理由
- 宿泊したホテル
- 食事の感想
- 移動中の出来事
- 次に行きたい場所
などを書いているうちに、何を一番伝えたい文章なのかわからなくなることがあります。
この場合、言葉をきれいにするだけでは解決しません。
まず、
「この文章で何を伝えたいのか」
を整理する必要があります。
AIに文章の要点を整理してもらう
そんなときは、次のようにAIに相談してみましょう。
使えるプロンプト
以下の文章を読んで、
・一番伝えたいこと
・伝えたいポイント
・読み手にとってわかりにくい部分
を整理してください。
文章の内容そのものは変更せず、
まずは整理だけしてください。
【文章】
ここに文章を貼る
ここで大切なのは、
「文章を書き直さず、まず整理してください」
と伝えることです。
いきなり完成した文章を作ってもらうのではなく、最初にAIから整理結果を出してもらいます。
AIの整理結果を見ながら、自分で確認する
AIから整理結果が返ってきたら、そのまま採用する必要はありません。
次の点を確認してみましょう。
- 本当に自分が伝えたいことが入っているか
- 自分の意図とズレていないか
- 不要な情報が混ざっていないか
- 逆に、重要な内容が抜けていないか
AIの整理結果は、自分の考えを確認するための材料として使います。
「AIがこう整理したから正しい」と考えるのではなく、
「たしかに私はこれを伝えたかった」
「ここはちょっと違うな」
「この部分は自分でもう少し考えたい」
というように、自分の考えを確認していきましょう。
文章の「順番」をAIと見直す
わかりやすい文章は「情報の順番」も大切
伝えたい内容が整理できていても、情報を並べる順番によって読みやすさは変わります。
たとえば、説明文なら、
結論 → 理由 → 具体例 → 補足
という順番にすると、読み手が内容を追いやすくなることがあります。
もちろん、すべての文章にこの順番が当てはまるわけではありません。
メールなのか、ブログなのか、説明文なのかによって、適した構成は変わります。
だからこそ、「この文章は、この順番で本当に伝わるかな？」とAIに確認してもらうのが便利です。
AIに構成をチェックしてもらう
プロンプト例
以下の文章について、
読み手が内容を理解しやすい順番になっているか確認してください。
・わかりにくい部分
・順番を入れ替えたほうがよい部分
・その理由
を教えてください。
文章を書き直すのではなく、
まず改善ポイントを教えてください。
【文章】
ここに文章を貼る
ここでも、いきなり書き直してもらわないことがポイントです。
まず、
「どこがわかりにくいのか」
を教えてもらいます。
理由まで確認しておくと、次に文章を書くときにも役立ちます。
「書き直す前に問題点を知る」ことが大切
AIに完成した文章を作ってもらえば、その場ではきれいな文章になるかもしれません。
でも、毎回AIに書き直してもらうだけでは、自分で文章の問題点に気づきにくいままです。
「なぜこの順番のほうがわかりやすいのか」
まで確認することで、少しずつ自分でも文章を整理できるようになります。
AIを単なる「文章作成ツール」ではなく、文章を考えるときの壁打ち相手として使ってみましょう。
一文を短くして読みやすくする
長い文章は、内容が伝わりにくくなることがある
文章を書いていると、一つの文にたくさんの情報を入れてしまうことがあります。
たとえば、
- 「〜ですが」「〜なので」「〜と思います」が何度も続く
- 一文の中に複数の話題が入っている
- 主語と述語が離れている
- 一文が長くなり、途中で何を言っているのかわからなくなる
といった状態です。
Before・Afterで見てみる
たとえば、こんな文章があるとします。
Before
AIを使えば文章をわかりやすく整理できるので、文章を書くのが苦手な人でも、自分が伝えたいことを整理しながら読み手に伝わりやすい文章を作れるようになります。
内容は間違っていませんが、一文に情報が多く入っています。
これを分けると、
After
AIを使えば、文章をわかりやすく整理できます。
文章を書くのが苦手な人でも、伝えたいことを整理しながら書けます。
読み手に伝わりやすい文章に整えることもできます。
このように、内容を大きく変えなくても、一文を分けるだけで読みやすくなることがあります。
AIに「一文を短く」と頼む
自分ではどこで文章を区切ればいいかわからないときは、AIに確認してもらいましょう。
プロンプト例
以下の文章を、
内容やニュアンスを変えずに、
一文が長くなりすぎないよう整理してください。
・一文を短めにする
・同じ意味の繰り返しは減らす
・難しい表現はできるだけ使わない
・内容を勝手に追加しない
【文章】
ここに文章を貼る
この段階では、「もっと上手な文章にして」と頼む必要はありません。
読みやすくするために、文章を整理する
というくらいの感覚で使ってみましょう。
難しい言葉を「読み手に伝わる言葉」に変える
自分にはわかっていても、読み手には難しいことがある
文章を書いている本人には当たり前の言葉でも、読み手にとっては難しいことがあります。
たとえば、
- 専門用語
- 抽象的な表現
- 回りくどい言い方
- カタカナ語
などです。
たとえば、
「情報を精査して適切な対応を検討する」
という表現は、少し硬く感じる人もいるでしょう。
場合によっては、
「情報を確認して、どう対応するか考える」
としたほうが、意味をつかみやすくなります。
大切なのは、難しい言葉をすべてなくすことではありません。
読み手が意味を理解できる表現になっているか
を確認することです。
AIに表現をチェックしてもらう
プロンプト例
以下の文章について、
読み手が意味を理解しやすい表現になっているか確認してください。
難しい言葉やわかりにくい表現があれば、
意味を変えずに、より自然でわかりやすい表現を提案してください。
専門用語をすべてなくすのではなく、
必要な言葉は残してください。
【文章】
ここに文章を貼る
AIに「簡単な言葉にして」と頼むだけではなく、
「意味を変えない」「必要な専門用語は残す」
という条件を加えると、自分の文章に合った提案を受けやすくなります。
「誰に向けた文章なのか」をAIと確認する
読み手によって、わかりやすい文章は変わる
同じ内容でも、誰が読むのかによって、必要な情報や言葉遣いは変わります。
たとえば、
- 職場の人に送る文章
- 家族への連絡
- PTAや学校関連のお知らせ
- ブログ記事
- AI初心者向けの説明
では、それぞれ適した文章の書き方が違います。
専門知識がある人に向けた文章なら、ある程度専門用語を使っても問題ないかもしれません。
一方、初めてその内容に触れる人が読むなら、専門用語を減らしたり、具体例を加えたりしたほうが伝わりやすくなります。
そこで、AIに「どんな人が読むのか」を伝えて、読み手の立場から文章をチェックしてもらいます。
AIに読み手を設定してチェックしてもらう
たとえば、AIについて詳しくない人に向けた文章なら、次のように相談できます。
プロンプト例
以下の文章を、
「AIについてあまり詳しくなく、専門用語に慣れていない読者」
が読むとします。
読み手の立場から、
・意味を理解しにくいところ
・説明が足りないところ
・難しく感じそうな表現
・「これを知らないと理解できない」と感じる部分
を指摘してください。
文章そのものはまだ書き直さないでください。
【文章】
ここに文章を貼る
「40代女性」など年齢だけを指定するよりも、
「AIについて詳しくない人」
「専門用語に慣れていない人」
「短時間で要点を知りたい人」
のように、読み手の知識や目的を具体的に設定するほうが、文章を改善するうえでは使いやすいでしょう。
「○○な人が読むとしたら？」と考えてみる
読み手を設定するときは、難しく考える必要はありません。
たとえば、
「この文章を初めて読む人だったら？」
「専門知識がない人だったら？」
「忙しくて、短時間で内容を知りたい人だったら？」
とAIに質問してみるだけでも、違った視点から文章を見ることができます。
自分にとっては当たり前の説明を省いていないか、読み手が途中で迷うところはないかなどを確認するきっかけになります。
AIに「書き直して」もらうときのコツ
「わかりやすく」だけでは曖昧
ここまで、
- 伝えたいことを整理する
- 情報の順番を確認する
- 一文を短くする
- 表現を見直す
- 読み手の視点で確認する
という順番で文章を見直してきました。
ここまで確認して、それでも文章を整えたい場合は、AIに書き直してもらうのも方法の一つです。
ただし、
「この文章をわかりやすくしてください」
だけでは、AIがどのように直せばいいのか判断しにくいことがあります。
「何を残して、どう変えてほしいのか」を具体的に伝えてみましょう。
条件を具体的に伝える
たとえば、
- 内容は変えない
- 自分らしい言い方を残す
- 一文を短くする
- 難しい言葉を避ける
- 読み手を意識する
- 必要以上に文章を増やさない
といった条件を加えます。
自分の文章を残した「改善版」を作ってもらう
プロンプト例
以下の文章を、私が伝えたい内容や気持ちは変えずに、
読み手にとってわかりやすい文章に整えてください。
条件：
・文章の内容を勝手に追加しない
・一文を長くしすぎない
・難しい表現はできるだけ避ける
・自然な日本語にする
・私が書いた文章の雰囲気をできるだけ残す
・必要以上に文章を長くしない
変更した部分がわかるように、
「どこを、なぜ変更したのか」も簡単に説明してください。
【文章】
ここに文章を貼る
「変更した理由も説明してください」と加えると、単に完成した文章を受け取るだけでなく、自分の文章の改善ポイントを学ぶことにもつながります。
書き直しは「最後のステップ」と考える
AIに文章を書き直してもらうこと自体が悪いわけではありません。
ただ、最初からAIに丸ごと書き直してもらうのではなく、
考えを整理する
↓
順番を確認する
↓
読み手を考える
↓
表現を整える
↓
必要ならAIに書き直してもらう
という順番にすると、自分が伝えたいことを保ちやすくなります。
AIの文章をそのまま使わず、自分で最後に確認する
AIに文章を整えてもらったら、それで完成とは限りません。
AIが、あなたの意図を正確に理解しているとは限らないからです。
仕上げに、次の点を確認しましょう。
- 自分の気持ちと違う表現になっていないか
- 言いたかったことが抜けていないか
- AIが勝手に情報を付け足していないか
- 表現がきれいになったことで、自分らしさがなくなっていないか
- 数字や日付、固有名詞などが変わっていないか
特に、AIが文章をきれいに整えてくれた場合は、内容まで正しくなったように感じてしまうことがあります。
しかし、
文章が読みやすいことと、書かれている情報が正しいことは別です。
事実関係や重要な情報については、自分でも確認しましょう。
最後は、
「これは自分が伝えたい文章になっているかな？」
という視点で確認することが大切です。
AIは文章の整理役。
最終的に何を伝えるのか、どこまで伝えるのかを決めるのは自分です。
こんな文章にもAIを使える
AIを使った文章整理は、ブログ記事だけに限りません。
身近な文章にも活用できます。
メールやメッセージ
「相手に失礼にならないように伝えたい」ときは、
「この文章を初めて読む相手の立場から、わかりにくいところを教えて」
と相談できます。
職場の文章
報告や説明が長くなってしまったときは、
「この文章の要点を3つに整理して」
と頼んでみましょう。
その整理結果を見ながら、自分で文章を短くすることもできます。
PTAや学校関連の文章
お知らせなどは、書き手にはわかっている前提を、読み手が知らないことがあります。
そんなときは、
「このお知らせを初めて読む人にとって、説明が足りない部分を教えて」
とAIにチェックしてもらう方法があります。
ブログ記事
ブログなら、
「読者が途中で迷いそうなところはありますか？」
「見出しの順番は自然ですか？」
と確認できます。
文章そのものを書き直してもらう前に、記事全体の流れをチェックしてもらうのもおすすめです。
自分の考えをまとめる文章
文章を書く前からAIを使うこともできます。
たとえば、
「頭の中がごちゃごちゃしています。私が何を伝えたいのか整理できるように、質問してください」
と相談してみましょう。
AIから質問してもらい、それに答えていくうちに、自分の考えが少しずつ整理されることがあります。
これは、文章を書いてもらうというより、AIと壁打ちしながら自分の考えを言葉にしていく使い方です。
AIに文章を整理してもらうときの注意点
1．AIが元の文章にない内容を追加することがある
AIは、文章をわかりやすくするために、元の文章にはなかった説明や表現を加えることがあります。
そのため、
「内容を勝手に追加しないでください」
と指示していても、最後は自分で確認しましょう。
2．個人情報や仕事の機密情報をそのまま入力しない
仕事の文章や個人的なメッセージをAIに見せる場合は注意が必要です。
名前、住所、電話番号、会社の機密情報など、必要のない個人情報や重要情報は入力しないようにしましょう。
必要であれば、
「山田さん」→「Aさん」
「○○株式会社」→「勤務先」
のように置き換えてから相談します。
3．AIの文章が必ずしも「正解」ではない
「わかりやすい文章」に絶対的な正解があるわけではありません。
誰に向けて書くのか、何を伝えたいのか、どんな場面で使うのかによって、適した文章は変わります。
AIが提案した文章をそのまま正解と考えるのではなく、
「自分の目的に合っているか」
を確認しましょう。
4．自分の言葉を失わない
AIにすべて任せると、文章は整っていても、どこか自分らしくない文章になることがあります。
特に、
- 自分の気持ち
- 自分の経験
- 自分なりの考え
- 読者に伝えたいこと
などは、できるだけ自分で確認したい部分です。
AIに「きれいな文章」を作ってもらうことよりも、自分が伝えたいことを、伝わる形に整理するために使うと考えるとよいでしょう。
最初から全部やらなくても大丈夫
ここまでいろいろな方法を紹介しましたが、最初からすべて試す必要はありません。
まずは、自分の文章をAIに見せて、
「この文章で一番伝えたいことは何ですか？」
と聞いてみるだけでも十分です。
「何を伝えたいのかわからない」ときは要点整理。
「内容は決まっているけれど読みにくい」ときは、文章の順番や一文の長さをチェック。
「誰かに読んでもらう前に確認したい」ときは、読み手の視点からチェック。
というように、今困っていることに合わせてAIへの相談方法を変えてみましょう。
まとめ｜AIと一緒に「伝えたいこと」を整理しよう
わかりやすい文章を書くために必要なのは、難しい言葉をたくさん知っていることだけではありません。
大切なのは、
- 何を伝えたいのか
- どの順番で伝えるのか
- 誰に向けて書くのか
- 読み手が理解しやすい表現になっているか
を一つずつ確認することです。
AIを使えば、こうした作業を一人で抱え込まずに進められます。
文章を書く前に「何を伝えたいのか」を整理したり、書いたあとに「読み手から見てわかりにくいところはないか」と確認したりできます。
そして、必要であれば最後に文章そのものを整えてもらうこともできます。
ただし、AIに全部を任せる必要はありません。
「文章を書くのが苦手だからAIに丸投げする」のではなく、
「伝えたいことをAIと整理しながら、自分の言葉で伝える」
そんな使い方をしてみてください。
まずは短いメールやメッセージを一つ選んで、
「この文章で一番伝えたいことは何？」
「初めて読む人にとって、わかりにくいところはある？」
とAIに聞いてみるところから始めてみましょう。
AIを「文章を代わりに書いてくれる道具」ではなく、自分の考えを整理してくれる相談相手として使うと、文章を書くことが少しラクになるかもしれません。
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