はじめに｜「文章が長くなってしまう」と感じたらAIに相談してみる
メールやLINEを書いていると、気づけば文章がどんどん長くなっていることはありませんか。
伝えたいことが多いと、何を削ればいいのかわからなくなります。かといって短くすると、大事な部分まで消えてしまいそうで不安になることもあります。
そんなときは、AIに「短くして」と頼むだけでなく、何を残したいのか、どこを整理したいのかを伝えて、一緒に文章を整えてもらうのがおすすめです。
AIは文章をすべて代わりに書いてくれる存在というより、自分の文章を整理する相談相手として使うと、より便利に活用できます。
この記事では、AIで文章を短くする基本の方法から、そのまま使えるプロンプト、うまく短くするためのコツ、注意点まで紹介します。
文章が長くなってしまうのはなぜ？
文章が長くなる原因には、次のようなものがあります。
- 伝えたいことが多すぎる
- 同じ内容を別の言葉で繰り返している
- 前置きや説明が長くなっている
- 「念のため」と情報を追加してしまう
- 何を一番伝えたいのか整理できていない
「文章力がないから長くなる」と落ち込む必要はありません。
伝えたいことを整理する前に文章を書き始めていることが原因の場合もあります。
頭の中にあることをそのまま文章にすると、似た内容を何度も書いたり、必要以上に説明を加えたりすることがあります。
そんなときは、まず自分の文章をAIに見てもらい、
「一番伝えたいことは何か」
「削っても意味が変わらない部分はどこか」
「残したほうがいい情報は何か」
を整理してもらうと便利です。
「文章を短くする」と「要約する」は違う
「文章を短くする」と聞くと、「要約すること」と同じように感じるかもしれません。
似ていますが、少し目的が違います。
要約は、文章の内容をコンパクトにまとめることです。
一方、今回紹介する「文章を短くする」は、元の文章で伝えたいことや必要な情報をできるだけ残しながら、重複や回りくどい表現を整理することを指します。
たとえば、仕事のメールを短くしたい場合。
元の文章に必要な情報が入っているなら、それを全部削って短い文章にする必要はありません。
- 重複している表現を減らす
- 長い言い回しを簡潔にする
- 前置きを整理する
- 一文が長ければ分ける
といった方法でも、文章はかなり読みやすくなります。
つまり、短くすることは「とにかく削ること」ではありません。
「何を残して、何を整理するか」を考えることが大切です。
AIで文章を短くする基本的な方法
1. まず自分で文章を書く
AIに文章を短くしてもらうときは、最初から完璧な文章を書く必要はありません。
まずは、自分が伝えたいことを文章にしてみましょう。
思いつくままに書いた文章でも大丈夫です。
自分で書いた文章なら、あとから見直したときに「本当は何を伝えたかったのか」を確認しやすくなります。
その文章をAIに見せて、
「どこが重複していますか？」
「何を削っても意味は変わりませんか？」
「もっと簡潔にできますか？」
と相談してみましょう。
最初からAIに文章を作ってもらうのではなく、自分の考えを文章にしてからAIと一緒に整理するという使い方です。
2. AIに「短くする目的」を伝える
AIに、
この文章を短くしてください。
とだけ頼むこともできます。
ただし、これだけでは「何を残して、何を削るのか」という判断をAIに任せることになります。
そこで、目的や条件を一言加えてみましょう。
たとえば、
内容をできるだけ残したまま、簡潔にしてください。
と伝えます。
さらに、
意味を変えずに、重複している表現を減らしてください。
丁寧さを保ったまま、回りくどい表現を整理してください。
など、目的を具体的にすると、自分の希望に近い文章を作りやすくなります。
3. 「何を残すか」を指定する
文章を短くするときに大切なのが、「削ること」だけを考えないことです。
残したいものを先に伝えておくと、AIにも意図が伝わりやすくなります。
たとえば、
- 結論は残す
- 相手への配慮は残す
- 日時や数字は削らない
- 具体例は削ってOK
- 重要な情報は削らない
などです。
「この部分は絶対に残してください」と指定しても構いません。
文章を短くする前に、残したい情報を決めておくと、大事な部分まで削られてしまうのを防ぎやすくなります。
そのまま使えるAIへのプロンプト
ここからは、文章を短くするときに使えるプロンプトを紹介します。
そのままコピーして使っても、文章に合わせて書き換えてもOKです。
シンプルに短くしたいとき
まずは、基本的なプロンプトです。
以下の文章を、意味を変えずに短くしてください。
重複している表現や不要な部分を整理して、
読みやすくしてください。
【文章】
ここに文章を貼り付ける
「短くする」だけでなく、「意味を変えずに」「読みやすく」という条件を加えているのがポイントです。
単純に文字数を減らすのではなく、文章の内容をできるだけ保ちながら整理してもらえます。
大事な部分を残したいとき
次は、必要な情報を残したまま短くしたいときのプロンプトです。
以下の文章を短く整理してください。
・伝えたい内容はできるだけ残す
・結論や重要な情報は削らない
・同じ内容の繰り返しを減らす
・自然で読みやすい文章にする
短くした文章と、削ったポイントも教えてください。
【文章】
ここに文章を貼り付ける
「削ったポイントも教えてください」と添えておくのがポイントです。
AIがどこを削ったのか確認できるため、文章を短くする過程を自分でも理解しやすくなります。
「なんとなく短くなったけれど、何が変わったのかわからない」という状態を避けるためにも便利です。
どこを削るか相談したいとき
「いきなり短くするのではなく、まず整理したい」という場合には、次のような頼み方もできます。
以下の文章を短くしたいと思っています。
いきなり書き直すのではなく、
まず「削っても意味が変わらない部分」と
「残したほうがよい部分」を分けて教えてください。
それぞれ、理由も簡単に説明してください。
【文章】
ここに文章を貼り付ける
この方法なら、AIに文章を丸ごと任せるのではなく、「どこを削るか」を一緒に考えることができます。
文章を短くするのが苦手な人ほど、最初から完成文を作ってもらうより、このように相談しながら進める方法が使いやすいでしょう。
メールを短くしたいとき
仕事のメールを簡潔にしたい場合は、相手との関係や丁寧さも考慮してもらいましょう。
以下のメールを、失礼にならない範囲で
もう少し簡潔にしてください。
・相手への配慮は残す
・必要な情報は削らない
・回りくどい表現を減らす
・仕事のメールとして自然な文章にする
【メール】
ここに文章を貼り付ける
「短くしてください」だけでなく、「失礼にならない範囲で」「相手への配慮は残す」と指定することで、短さだけを優先した文章になるのを防ぎやすくなります。
AIに文章を短くしてもらうときのコツ
「何文字くらいにしたいか」を伝える
文章の長さを具体的にしたい場合は、目安を伝えましょう。
たとえば、
- 200文字程度
- 200文字以内
- 元の文章の半分くらい
- 3分の2程度
などです。
「200文字程度」のように指定すれば、AIが長さを調整する目安になります。
ただし、AIが必ず指定した文字数ぴったりにできるとは限りません。
文字数が厳密に決まっている場合は、AIの回答をそのまま信じるのではなく、最後に自分で確認しましょう。
「短くする」だけでなく「読みやすくする」と伝える
短さだけを優先すると、文章がぶっきらぼうになったり、必要な説明まで削られたりすることがあります。
そこで、
読みやすくしてください。
自然な文章にしてください。
丁寧さを保ってください。
などの条件も加えてみましょう。
「短くする」と「読みやすくする」は、必ずしも同じではありません。
文字数だけを減らすのではなく、相手に伝わりやすい文章を目指すことが大切です。
誰に向けた文章なのか伝える
同じ内容でも、誰に向けて書くかによって適切な表現は変わります。
たとえば、
- 上司向け
- 同僚向け
- 取引先向け
- 友人向け
- 家族向け
では、文章の丁寧さや言葉遣いが違います。
「取引先向けのメールです」のように一言伝えるだけでも、AIが文章を整えるときの判断材料になります。
残したい情報を先に伝える
短くするときは、「削ってほしいもの」だけでなく「削らないでほしいもの」も伝えましょう。
たとえば、
日時と金額は削らないでください。
相手へのお礼は残してください。
この商品のメリットについては必ず残してください。
などです。
AIに任せる範囲を具体的にすることで、意図と違う文章になるのを防ぎやすくなります。
実例｜長い文章をAIで短くしてみる
ここでは、仕事のメールを例に、AIでどのように文章を整理できるのか見てみましょう。
Before｜少し長くなってしまった文章
先日はお忙しいところ、○○についてご確認いただきましてありがとうございました。
先ほどいただいた内容についてこちらでも確認させていただいたのですが、○○の部分について一点だけ確認したいことがあり、ご連絡いたしました。
お手数をおかけして申し訳ありませんが、○○についてご確認いただくことは可能でしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
丁寧な文章ですが、次のような特徴があります。
- 「お忙しいところ」が2回出てくる
- 「確認」という言葉が何度も使われている
- 「ご連絡いたしました」など、なくても意味が伝わる表現がある
- 要件が後半まで出てこない
こうした重複や回りくどさを整理すると、内容を変えずに短くできます。
AIに整理してもらう
AIには、次の条件を伝えました。
- 重複表現を減らす
- 丁寧さは残す
- 要件をわかりやすくする
After｜短く整理した文章
先日はご確認いただき、ありがとうございました。
いただいた内容を確認したところ、○○の部分について一点お伺いしたいことがあります。
お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。
文字数は減っていますが、感謝もお願いも残っています。
ここで大切なのは、AIが単純に文章を削ったのではなく、
- 重複した表現をまとめる
- 長い言い回しを簡潔にする
- 要件を見つけやすくする
という整理を行っていることです。
つまり、**文章を短くすることは、「削ること」ではなく「整えること」**なのです。
「短くする」と「わかりやすくする」はセットで考える
文章を短くする目的は、文字数を減らすことではありません。
相手が理解しやすくすることです。
短いだけでは、必要な情報が足りなくなったり、冷たい印象になったりすることもあります。
たとえば、仕事の連絡では、
結論 → 理由 → 必要な情報
という順番を意識すると、内容が伝わりやすくなる場合があります。
また、
- 一文が長いときは分ける
- 同じ内容の繰り返しを減らす
- 前置きを整理する
といった工夫でも、文章は読みやすくなります。
「どれだけ削るか」ではなく、
「相手が読みやすいか」
という視点で考えることが大切です。
AIに短くしてもらった文章をそのまま使わない
AIの提案は便利ですが、そのまま送る前に必ず確認しましょう。
- 元の文章と見比べる
- 意図が変わっていないか確認する
- 数字・日時・固有名詞をチェックする
- 自分らしい表現に戻してもOK
特に、文章を短くすると、元の文章にあったニュアンスや配慮まで消えてしまうことがあります。
AIの提案は、あくまで**「たたき台」**です。
最終的に内容に責任を持つのは自分なので、最後は自分の目で確認する習慣をつけておくと安心です。
こんな文章にもAIは使える
文章を短くしたい場面は、仕事だけではありません。
仕事のメール
回りくどい表現を整理し、要件を伝わりやすくできます。
LINEやメッセージ
長くなった説明を簡潔にまとめられます。
PTAや学校関係の連絡
必要な情報を残しながら、読みやすい文章にできます。
ブログ記事
同じ内容の繰り返しや、長い説明を整理できます。
SNSの投稿
文字数に合わせて内容をまとめやすくなります。
自分の考えを整理したメモ
頭の中にある考えを整理し、要点を見つけるのにも役立ちます。
「文章を短くする」というより、
「伝えたいことを整理する」
ための道具として使うと、日常でも活用しやすくなります。
AIに文章を短くしてもらうときの注意点
AIは便利ですが、次のような点には注意しましょう。
- 情報を削りすぎない
- 丁寧さまで削らない
- 文脈を無視して短くしない
- AIが意味を変えていないか確認する
また、個人情報や機密情報の扱いにも気をつけましょう。
たとえば、
- 氏名
- 電話番号
- メールアドレス
- 顧客情報
- 社外秘の資料
- 未公開の業務情報
などは、そのまま入力しないよう注意が必要です。
必要に応じて、
- 氏名 → ○○
- 会社名 → A社
- 商品名 → 商品X
のように置き換えて入力しましょう。
仕事で使う場合は、会社のAI利用ルールや、利用するAIサービスの設定も確認しておくと安心です。
うまく短くならないときは「段階的に整理」する
一度に完璧な文章を求めると、イメージと違う仕上がりになることがあります。
そんなときは、次の順番でAIに相談してみましょう。
- 要点を整理する
- 不要な部分を見つける
- 短くする
- 読みやすさを整える
たとえば、最初に次のように聞きます。
以下の文章で、伝えたいことを3つの要点にまとめてください。
【文章】
ここに文章を貼り付ける
次に、
この中で、削っても意味が変わらない部分はどこですか？
と聞きます。
そのうえで、
それを踏まえて、意味を変えずに短くしてください。
と頼むと、納得感のある文章になりやすくなります。
最初から完成した文章を求めるのではなく、AIと相談しながら少しずつ整理していくイメージです。
まとめ｜AIと一緒に「伝えたいこと」を整理してみよう
- 長い文章は、全部を削る必要はない
- まず「何を伝えたいのか」を整理する
- AIには文字数や残したい情報を具体的に伝える
- 短くするだけでなく、読みやすさも意識する
- 最後は自分で内容を確認する
AIは、「文章を書いてもらう道具」ではなく、文章を整理する相談相手として使うのがおすすめです。
「文章を短くしなきゃ」と悩んだときは、まずAIに、
この文章で一番伝えたいことは何ですか？
削っても意味が変わらない部分はどこですか？
と相談してみてください。
AIと一緒に整理していくことで、伝えたいことが今より見えやすくなるかもしれません。
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