AIに「やることが多すぎる」を整理してもらう方法｜頭の中をスッキリさせるAI活用術

はじめに｜「やることが多すぎて、何から始めればいい？」

家事、仕事、予定、手続き、連絡、買い物……。

やることが次から次へと出てきて、「いったい何から手をつければいいの？」と頭を抱えてしまうことはありませんか？

ToDoリストを作ろうとしても、

• メールを返信しなきゃ
• 書類を確認しなきゃ
• 買い物に行かなきゃ
• 家族の予定を確認しなきゃ
• 仕事も進めなきゃ
• そういえば、あれも忘れていた……

と、思いつくことを書き出すだけで、リストがどんどん長くなってしまうこともあります。

そして、やることが多すぎると、「全部やらなきゃ」と思うほど、かえって動き出せなくなることがあります。

そんなときに便利なのがAIです。

ただし、今回紹介したいのは、AIに新しい予定やToDoリストを作ってもらう方法ではありません。

すでに自分の頭の中にある「やること」をAIに見せて、

「何があるのか」「どれが急ぎなのか」「後回しにできるものは何か」を整理してもらう

という使い方です。

AIに全部を決めてもらうのではなく、自分で判断しやすい状態を作ってもらう。

この記事では、そんな「AIに整理してもらう」方法を、具体的なプロンプトとともに紹介します。

「やることが多すぎる」ときに起こりやすいこと

頭の中だけで管理しようとしてしまう

やることが多いとき、意外と大きな負担になるのが、「忘れないように覚えておくこと」です。

「明日までにメールを返す」

「週末までに買い物に行く」

「来週の予定を確認する」

「そういえば、あの書類もやらなきゃ……」

というように、頭の中で何度もタスクを思い出していると、それだけで疲れてしまいます。

本来なら作業に使いたい頭の中のスペースを、「忘れないためのメモ」として使っている状態です。

そこで、まずは頭の中にあるものを外に出してしまいます。

紙に書いてもいいですし、スマートフォンのメモでも構いません。

そして、そこから先の整理する作業をAIに手伝ってもらうのです。

重要なことと急ぎのことが混ざってしまう

「やることが多い」と感じるときは、すべてのタスクが同じくらい重要に見えてしまうことがあります。

たとえば、

• 今日中に返信が必要なメール
• 今週中に買えばいい日用品
• 来月でもいい手続き
• いつか読みたい本
• やめても特に問題がない用事

が、頭の中では全部「やらなきゃいけないこと」として並んでいる状態です。

しかし、実際には緊急度も重要度も違います。

AIを使って分類すると、こうした違いを一度整理して眺められるようになります。

小さな用事まで「大きな仕事」に感じてしまう

「電話を1本かける」「メールを1通返信する」「書類を確認する」。

一つひとつは、それほど時間のかからない作業です。

ところが、こうした小さな用事が10個、20個と積み重なると、「ものすごく大変なことを抱えている」という感覚になってしまいます。

実際に必要なのは、すべてを一気に片づけることではありません。

何があるのかを一度整理して、今考える必要のないものを頭の外に出すこと。

これだけでも、かなり見通しが変わります。

AIに「整理してもらう」とはどういうこと？

「作ってもらう」と「整理してもらう」は違う

AIの活用というと、「AIに○○を作ってもらう」という使い方を思い浮かべる人も多いでしょう。

たとえば、

「1週間分の献立を考えて」

「旅行のプランを作って」

「勉強スケジュールを作って」

といった使い方です。

もちろん、こうした使い方も便利です。

でも、今回紹介するのは少し違います。

作ってもらう場合は、AIに新しいアイデアや計画を考えてもらいます。

一方、整理してもらう場合は、自分がすでに持っている情報をAIに分類したり、並べ替えたりしてもらいます。

つまり、

作ってもらう＝AIに新しいものを考えてもらう

整理してもらう＝自分の中にあるものを見やすくしてもらう

という違いです。

今回のポイントは、AIに「今日はこれをやりなさい」と命令してもらうことではありません。

自分で「じゃあ、まずこれをやろう」と判断できるようにすることです。

AIは「頭の中の荷物を一度外に出す」ために使える

やることが多いときは、頭の中にたくさんの情報が詰め込まれています。

そこで、まずは思いつくままAIに伝えてみます。

たとえば、

明日までに仕事のメール返信
金曜日までに資料確認
スーパーに行く
洗濯
家族の予定確認
美容院を予約
ブログを書く
本を返す

というような、まとまりのないメモでも構いません。

この段階では、きれいなToDoリストを作る必要はありません。

AIに整理してもらう前提なら、最初からきれいに整理する必要がないからです。

流れとしては、

1. 頭の中にあることを全部出す
2. AIに種類ごとに分類してもらう
3. 期限や重要度を整理してもらう
4. やらなくてもいいことや後回しにできることを見つける
5. 最後に自分で「今やること」を決める

という形がおすすめです。

STEP1｜まずは「やること」を全部AIに吐き出す

きれいなリストを作る必要はない

AIに相談するとき、「ちゃんとした文章を書かなければ」と思う必要はありません。

むしろ、やることが多すぎて困っているときほど、雑なメモで大丈夫です。

たとえば、

明日仕事のメール
洗濯
スーパー
子どもの書類
来週の会議の資料
美容院予約
ブログ記事
本返す
支払い確認
部屋の片付け

これくらいでも構いません。

「これは仕事」「これは家事」と分類するのも後回しでOKです。

整理する前の整理されていない状態を、そのままAIに渡す。

これが今回の方法のポイントです。

AIに「勝手に追加しない」と伝える

ここで一つ注意したいのが、AIが親切心から新しいタスクを追加してしまうことです。

たとえば「旅行の準備」と入力したときに、AIが「持ち物を確認しましょう」「交通手段を確認しましょう」など、関連するタスクを勝手に追加することがあります。

今回の目的は、自分が抱えているタスクを整理することです。

そのため、

「私が書いていないタスクは追加しないでください」

と最初に伝えておくと安心です。

コピペして使える基本プロンプト

以下のプロンプトを、そのままChatGPTなどに貼り付けて使えます。

以下は、今の私が「やらなければ」と思っていることです。
まだ整理できていないので、まずは内容を整理してください。

・〇〇
・〇〇
・〇〇
・〇〇

以下のカテゴリーに分類してください。
・仕事
・家事
・家族
・連絡・手続き
・買い物
・自分のこと
・その他

私が書いていない予定やタスクは追加しないでください。
判断できないものは「分類不明」としてください。

この段階では、まだ「何を先にやるべきか」まで考えなくても構いません。

まずは、頭の中にあるものを見える形にすることを優先します。

STEP2｜AIに「種類ごと」に分類してもらう

バラバラのタスクをグループに分ける

やることを全部書き出したら、次はAIに分類してもらいます。

たとえば、

仕事

• メール返信
• 会議資料の確認
• 報告書の作成

家事

• 洗濯
• スーパーで買い物
• 部屋の片付け

家族

• 学校の書類確認
• 家族の予定確認

自分のこと

• 美容院予約
• ブログを書く

というように分けます。

これだけでも、「あれもこれもやらなきゃ」と頭の中で混ざっていたものが、かなり見やすくなります。

「何をするか」だけでなく「誰に関係するか」で分けてもいい

分類方法は、必ずしも「仕事・家事・買い物」のようなカテゴリーである必要はありません。

たとえば、

• 自分がやること
• 家族に確認すること
• 誰かに頼めること
• 外出したときにまとめてできること

という分け方もできます。

つまり、自分が見やすい分類方法をAIに考えてもらうこともできます。

たとえば、

以下のタスクを、私が行動しやすくなるようなカテゴリーに分類してください。
一般的なカテゴリーにこだわらず、「まとめて処理できるもの」「人に頼めるもの」など、役立ちそうな分類があれば提案してください。

と頼んでもいいでしょう。

「分類するだけ」にするのもポイント

この段階では、まだ優先順位を決めなくても構いません。

まず、

「自分はいったい何を抱えているのか？」

を確認します。

これは、クローゼットの中身を一度全部出して、種類ごとに分ける作業に少し似ています。

いきなり「どれを捨てるか」を決めるのではなく、まずは何があるのかを把握する。

AIは、この作業を手伝ってくれます。

STEP3｜期限・重要度・負担感を整理してもらう

「重要」と「急ぎ」は別物

タスクを分類したら、次は優先順位を考えます。

ここで大切なのが、「重要度」と「緊急度」は別に考えることです。

たとえば、

「今日中に返信しないと困るメール」は緊急度が高いでしょう。

一方で、「いつか整理したい写真」は大切ではあっても、今日やらなければ困るものではないかもしれません。

この違いをAIに整理してもらいます。

「放置するとどうなるか」も判断材料にする

優先順位を考えるときは、単純に「重要そう」というだけでなく、

• 期限はいつか
• 放置すると何が起こるか
• 他の予定に影響するか
• 自分しかできないことか
• どのくらい時間がかかるか
• 心理的な負担が大きいか

といった視点も役立ちます。

特に「心理的な負担」は意外と重要です。

5分で終わるのに、なぜか気が重くて何日も後回しにしているタスクもあります。

逆に、30分かかっても、それほど負担に感じない作業もあります。

こうした違いもAIに整理してもらうと、自分では気づかなかった特徴が見えてくることがあります。

コピペして使える「優先順位整理」プロンプト

以下のタスクを整理してください。

それぞれについて、
・期限
・重要度
・緊急度
・放置した場合の影響
・おおよその所要時間
・心理的な負担感
を整理してください。

そのうえで、
「最優先」
「早めに取り組む」
「後回しでOK」
「保留」
に分類してください。

情報が不足していて判断できないものは、推測せず「判断に必要な情報」として示してください。

ここでAIに期待するのは、「あなたはこれを絶対にやるべきです」と決めてもらうことではありません。

優先順位を考えるための材料を整理してもらうことです。

「優先順位＝AIの命令」ではない

AIが「最優先」と判断したからといって、必ずその通りに行動する必要はありません。

たとえばAIには、

• 今日の自分の体力
• 家族との予定
• 職場の細かな事情
• 自分が感じているストレス
• 「今日はこれだけはやりたくない」という気持ち

までは、正確にわからないことがあります。

だからこそ、

AIに整理してもらう → 自分で確認する → 最終的に自分で決める

という順番が大切です。

AIは「指示を出す上司」ではなく、散らかった情報を一緒に整理してくれる相棒くらいに考えると使いやすいでしょう。

STEP4｜「やらない・後回し・人に頼む」を整理してもらう

やることが多いとき、「どうすれば全部終わらせられるか」と考えてしまいがちです。

でも、本当に必要なのは、すべてを効率よくこなすことなのでしょうか。

タスクを整理するときは、「やること」だけでなく、「やらなくてもいいこと」も整理することが大切です。

「今やらなくてもいいこと」を見つける

たとえば、

• いつか読もうと思っている本
• 急ぎではない片付け
• 今月中にやればいい手続き
• 後回しにしても誰にも影響しない作業

などは、今日のタスクから外しても問題ないかもしれません。

AIに次のように頼んでみましょう。

以下のタスクの中から、
・今日やらなくても問題がなさそうなもの
・今週中でなくてもよさそうなもの
・いったん保留にできそうなもの
を分類してください。

それぞれ、なぜ後回しにできそうなのかも簡単に説明してください。
私が書いていない事情は推測しないでください。

「後回しにする」というと、なんとなくサボっているように感じるかもしれません。

しかし、タスクが多すぎるときには、意識的に後回しにすることも立派な整理です。

「人に頼めること」を見つける

自分一人で抱えているタスクの中には、実は誰かに頼めるものもあります。

たとえば、

• 家族にお願いできる買い物
• 職場で分担できる作業
• 家族に確認してもらえる予定
• 自分が行かなくても済む用事

などです。

AIに、

以下のタスクの中から、
「家族や同僚など、他の人に頼めそうなもの」を探してください。
ただし、私が書いていない事情は推測せず、可能性があるものだけ挙げてください。

と聞いてみるのもよいでしょう。

「自分がやること」と「自分がやらなくてもいいこと」を分けるだけでも、負担感は変わります。

「やめてもよさそうなこと」を考える

さらに一歩進めて、「そもそもやらなくてもいいこと」を考えてみます。

たとえば、

以下のタスクを見て、「やらない」「頻度を減らす」「別の方法に変える」ことで負担を減らせそうなものがあれば指摘してください。
最終的な判断は私が行うので、候補を挙げるだけにしてください。

とAIに頼みます。

ここで重要なのは、AIに「これはやめるべき」と決めてもらうのではなく、自分では気づかなかった選択肢を見つけてもらうことです。

やることが多いときは、「もっと頑張る」よりも「減らす」ほうが効果的な場合があります。

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STEP5｜「今日やること」を少数に絞ってもらう

ここまで整理すると、最初に比べてかなり見通しがよくなっているはずです。

ただし、まだタスクが10個、20個と残っているなら、全部を見ながら行動する必要はありません。

最後に、「今の自分が取り組むべきこと」だけを取り出します。

「全部やる」から「まずこれ」に変える

たとえば、整理した結果、

• 仕事のメール返信
• 会議資料の確認
• スーパーで買い物
• 洗濯
• 学校の書類確認
• 美容院予約
• ブログを書く
• 本を返す

という8個のタスクが残ったとします。

この8個を全部見ていると、「まだこんなにある」と感じてしまいます。

そこで、

「今日やることはどれ？」

とAIに整理してもらいます。

コピペして使えるプロンプト

ここまで整理したタスクの中から、今日取り組む候補を少数に絞ってください。

以下の観点を考慮してください。
・期限が近いか
・放置すると困るか
・他のタスクに影響するか
・短時間で終えられるか
・心理的な負担が大きすぎないか

「今日やる候補」と「今日はやらなくていいもの」に分けてください。
ただし、最終的な判断は私が行います。

「3つだけ」と指定しても構いません。

ただ、必ず3つにする必要はありません。

忙しい日は1つでもいいですし、余裕がある日は4つ、5つでもいいでしょう。

大切なのは、その日に自分が扱える量まで絞ることです。

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「今日やること」が決まったら、必要に応じて小さく分解する

ここまでが「整理」の中心ですが、「やることは決まったのに、なぜか始められない」という場合もあります。

そんなときは、AIにタスクを小さく分解してもらうこともできます。

「最初の10分」を考えてもらう

たとえば、

「仕事の資料を作る」

だけでは、何から始めればいいのかわかりません。

そこで、

「仕事の資料を作る」というタスクについて、最初の10分でできることを教えてください。
すでに決まっている作業を細かく分けるだけにしてください。新しい作業は追加しないでください。

と聞いてみます。

すると、

1. 必要な資料を開く
2. 前回の資料を確認する
3. 今回必要な項目を書き出す

というように、最初の一歩が見えやすくなります。

ここでも、AIに新しい計画を作ってもらうのではありません。

**「すでに決まっていることを、取りかかれる大きさに整理する」**という使い方です。

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実際にAIに整理してもらうとどうなる？

ここでは、実際のやり取りをイメージしてみましょう。

Before｜頭の中にあることを、そのまま入力する

たとえば、こんな状態だったとします。

明日までに仕事のメール返信
金曜日の会議資料確認
スーパー行く
洗濯
子どもの提出書類確認
美容院予約
ブログの記事を書く
本を返す
支払い確認
部屋の片付け

この時点では、仕事、家事、家族、自分のことが全部混ざっています。

AIに整理を依頼する

先ほどの基本プロンプトを使って、

このタスクを、仕事・家事・家族・連絡や手続き・自分のことに分類してください。
その後、期限と重要度も整理してください。

と頼みます。

After｜「何を抱えているか」が見える

AIによって、

仕事

• 明日まで：仕事のメール返信
• 金曜日まで：会議資料確認

家事

• スーパーに行く
• 洗濯
• 部屋の片付け

家族

• 子どもの提出書類確認

連絡・手続き

• 支払い確認
• 美容院予約

自分のこと

• ブログの記事を書く
• 本を返す

というように整理されれば、かなり見やすくなります。

さらに、

今日やらなくてもいいものを分けてください。

と続ければ、

今日優先するもの

• 明日までのメール返信
• 提出書類の確認
• 支払い確認

後回しでもよさそうなもの

• 部屋の片付け
• ブログ記事
• 本を返す

といった形で、さらに絞り込めます。

このように、AIとの会話を何回か重ねながら整理していくのがおすすめです。

最初から完璧なプロンプトを作る必要はありません。

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AIに「整理してもらう」ためのプロンプト集

ここまで紹介したプロンプトを、用途別にまとめておきます。

頭の中を整理する

以下は、今気になっていることや「やらなければ」と思っていることを、思いつくまま書いたものです。
内容を整理して、
・具体的なタスク
・確認したいこと
・心配していること
・今すぐ考えなくてもいいこと
に分類してください。
私が書いていない内容は追加しないでください。

タスクを分類する

以下のタスクを、内容が近いものごとに分類してください。
私が行動しやすくなるよう、適切なカテゴリー名もつけてください。
判断できないものは無理に分類せず、「判断できない」としてください。

優先順位を整理する

以下のタスクについて、期限・重要度・緊急度・放置した場合の影響を整理してください。
そのうえで、「最優先」「早めにやる」「後回しでOK」「保留」に分類してください。
情報が足りない場合は推測せず、必要な情報を質問してください。

後回しにできるものを探す

以下のタスクの中から、今日やらなくても問題がなさそうなものを教えてください。
「今週中」「今月中」「保留」に分け、理由も簡単に説明してください。

人に頼めることを探す

以下のタスクの中から、他の人に頼めそうなものを探してください。
「家族に頼めそう」「仕事で分担できそう」「外部に依頼できそう」などに分類してください。
私が書いていない事情は推測しないでください。

やめてもよさそうなことを探す

以下のタスクの中から、「やめる」「頻度を減らす」「後回しにする」ことで負担を減らせそうなものを指摘してください。
最終的な判断は私が行うので、候補を挙げるだけにしてください。

AIから質問してもらう

私のタスクを整理するために情報が不足している場合は、いきなり整理せず、必要なことを質問してください。
特に「期限」「重要度」「所要時間」「他の人に頼めるか」を判断するために必要な質問をしてください。

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うまく整理できないときの改善方法

AIにタスクを入力してみたものの、「なんだか思っていた整理と違う」と感じることもあります。

そんなときは、入力方法を少し変えてみましょう。

タスクを一度に詰め込みすぎない

最初から100個のタスクを完璧に整理しようとすると、AIの回答も複雑になりがちです。

まずは、

「仕事関係だけ整理してください」

のように、ジャンルを絞っても構いません。

慣れてきたら、複数のカテゴリーをまとめて整理すればいいでしょう。

「期限」「所要時間」などの情報を追加する

たとえば、

メール返信

だけでは、AIは「今日中なのか、来週でもいいのか」を判断できません。

そこで、

メール返信｜明日まで｜10分程度

のように情報を追加します。

すべてのタスクに細かい情報をつける必要はありません。

わかる範囲で、

• 期限
• 所要時間
• 相手がいるか
• 自分しかできないか

などを追加するだけでも、整理しやすくなります。

AIに「わからないことは質問して」と伝える

情報が足りないとき、AIが勝手に推測してしまうのを防ぐため、

情報が不足している場合は、推測せずに質問してください。

と伝えておくのもおすすめです。

AIに質問してもらいながら、少しずつ情報を補っていく方法なら、最初から完璧なリストを作る必要もありません。

一度で完璧に整理しようとしない

AIとの会話は、一度で完成させる必要はありません。

たとえば、

「まず分類して」

↓

「次に期限順に並べて」

↓

「後回しにできるものを教えて」

↓

「今日やる候補を3つ選んで」

というように、段階的に進めてもいいのです。

むしろ、やることが多いときほど、一つずつ整理するほうが頭も疲れにくいでしょう。

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AIに整理してもらうときの注意点

個人情報や機密情報をそのまま入力しない

AIにタスクを整理してもらうときも、個人情報には注意しましょう。

たとえば、

• 氏名
• 住所
• 電話番号
• パスワード
• クレジットカード情報
• 仕事上の機密情報

などは、そのまま入力する必要がない場合は伏せておきます。

「田中さん」ではなく「同僚A」、「○○株式会社」ではなく「取引先」とするなど、整理に必要な情報だけ残して具体的な個人情報を省く方法もあります。

AIの優先順位をそのまま信じない

AIが「最優先」と判断したからといって、必ずその通りにする必要はありません。

AIには、自分の生活事情や、その日の体調、職場や家庭の細かな事情まではわからないからです。

AIの回答はあくまで判断材料として利用しましょう。

「全部やる」ことを前提にしない

AIに整理してもらうと、きれいなリストが完成します。

そこで安心してしまい、「では、このリストを全部終わらせよう」と考えてしまうかもしれません。

でも、整理する目的は「全部こなすこと」ではありません。

本当に必要なことを見つけ、必要でないことを手放すことも整理の一部です。

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AIに整理してもらうときのコツは「全部決めてもらわない」こと

「やることが多すぎる」と感じたとき、私たちはつい、

「どうやったら全部終わらせられる？」

と考えてしまいます。

でも、AIを使うなら、少し考え方を変えてみてもいいでしょう。

「そもそも何がある？」

↓

「どれが急ぎ？」

↓

「後回しにできるものは？」

↓

「誰かに頼めるものは？」

↓

「本当にやる必要がある？」

と順番に整理していきます。

AIは、この「仕分け作業」を手伝ってくれます。

そして最後に、

「じゃあ、今日はこれをやろう」

と決めるのは自分です。

AIに生活を管理してもらう必要はありません。

むしろ、AIには頭の中の散らかった情報を見やすく並べ替えてもらうくらいが、ちょうどいい使い方なのかもしれません。

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まとめ｜AIに「やること」を任せるのではなく「頭の中」を整理してもらおう

「やることが多すぎて、何から始めればいいかわからない」。

そんなときは、いきなりToDoリストを完成させようとする必要はありません。

まずは、頭の中にあることを思いつくままAIに伝えてみましょう。

今回紹介した方法をまとめると、

1. 頭の中にある「やること」を全部出す
2. AIに種類ごとに分類してもらう
3. 期限・重要度・負担感などを整理してもらう
4. 後回しにできることや、人に頼めることを探す
5. 本当にやる必要があるかを考える
6. 今日取り組むことを少数に絞る
7. 必要なら、最初の一歩まで小さく分解する

という流れです。

大切なのは、AIに全部を決めてもらうことではありません。

AIに整理を手伝ってもらうことで、頭の中にあった「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」をいったん外に出し、自分で判断できる状態を作ることです。

「やることが多すぎる」と感じたら、まずは全部片づけようとしなくても大丈夫。

「とりあえず、頭の中をAIに整理してもらおう」

くらいの気軽さで試してみてください。