はじめに｜仕事が多すぎて「何からやればいい？」となっていませんか？
「今日やらなければいけない仕事が多すぎて、何から手をつければいいかわからない」
そんなふうに感じることはありませんか？
たとえば、
- やることが多く、何から手をつければいいかわからない
- 急ぎの仕事ばかりに追われて、重要な仕事が後回しになる
- メールや依頼が次々に入ってきて、予定どおりに仕事が進まない
- 後輩や同僚から相談されることが増えた
- 自分の仕事だけでなく、周囲との調整にも時間を取られる
- 家庭や自分の予定もあり、仕事だけに時間を使えない
- 「今日もあれができなかった」と感じてしまう
特に40代になると、仕事で責任のある立場を任されたり、後輩のフォローや周囲との調整が増えたりして、自分が直接担当している仕事以外にも時間を使う場面が増えてきます。
さらに家庭のことや自分自身の予定もあれば、すべての仕事を完璧にこなすのは簡単ではありません。
そこで活用したいのがAIです。
AIに仕事を整理してもらうと、「今やること」「後でいいこと」「誰かに相談・依頼したいこと」などを整理できます。
大切なのは、AIに仕事を丸投げすることではありません。
頭の中だけで抱えていた仕事をAIに整理してもらい、自分が何を優先するべきか判断しやすくすること。
この記事では、ChatGPTなどのAIを使って仕事の優先順位を整理する方法を、AI初心者にもわかりやすく紹介します。
仕事の優先順位をAIに整理してもらうメリット
頭の中の「やること」を整理できる
仕事のタスクをすべて頭の中だけで管理しようとすると、「何か忘れていないかな」と常に気になってしまいます。
その状態では、目の前の仕事にも集中しにくくなります。
そこで、思いつく仕事をAIに箇条書きで渡してみましょう。
たとえば、
- 資料作成
- メール返信
- 会議準備
- 経費精算
- 上司から頼まれた調査
- 後輩から相談された仕事
というように、整理されていなくても構いません。
AIに渡すことで、バラバラだった仕事を一覧にして整理するきっかけになります。
「何を忘れているかわからない」というモヤモヤした状態から、一度頭の外に仕事を出せるのが大きなメリットです。
「緊急」と「重要」を分けて考えられる
仕事には、いろいろな種類があります。
たとえば、
- 今日中に対応しなければならない仕事
- 締切は先だが、時間のかかる仕事
- 放置すると他の人の仕事が止まる仕事
- 重要だが、今すぐやる必要はない仕事
- できればやったほうがいいが、後回しにできる仕事
これらを一人で判断していると、つい「目の前で急かされている仕事」ばかりを優先してしまいます。
AIに分類してもらうことで、少し離れた視点から仕事を見ることができます。
自分では気づきにくい「後回しにできる仕事」が見つかる
仕事が多いと、
「全部やらなければ」
と思ってしまいがちです。
でも、すべての仕事を同じタイミングでやる必要があるとは限りません。
AIに、
「今日やらなくても問題がない仕事を教えてください」
と聞いてみると、後回しにできる仕事を考えるきっかけになります。
仕事の優先順位を決めることは、全部の仕事を早く終わらせることではありません。
限られた時間の中で、「今やる仕事」と「今はやらない仕事」を分けることも、仕事を整理する大切な作業です。
AIには何を基準に優先順位を決めてもらう？
AIに「この仕事を優先してください」とだけ頼むと、一般的な判断で順位をつけることがあります。
そこで、あらかじめ何を基準に考えてほしいのかを伝えておくと、より自分の状況に合った提案を受けやすくなります。
締切の近さ
まず重要なのが締切です。
今日が締切の仕事と、来月が締切の仕事では、基本的には前者を優先する必要があります。
ただし、締切だけで判断するのは危険です。
「来週締切だけれど、完成まで3日かかる」という仕事なら、早めに着手したほうがよいでしょう。
仕事への影響の大きさ
その仕事を後回しにすると、誰かの仕事が止まったり、取引先との予定に影響したりすることがあります。
自分一人の作業だけで完結する仕事なのか、他の人にも影響する仕事なのかを考えることも大切です。
放置した場合のリスク
「今すぐ困らないから後回し」ではなく、
「後回しにしたら、あとで困る仕事ではないか？」
という視点も重要です。
たとえば、締切直前になると大量の作業が必要になる仕事なら、早めに着手したほうが安心です。
所要時間
短時間で終わる仕事と、数時間かかる仕事では、時間の使い方も変わります。
特に勤務時間が限られている場合は、
「今日3時間使えるなら、どの仕事に使うべきか」
という視点が重要になります。
自分しかできない仕事か
他の人にお願いできる仕事なのか、自分にしかできない仕事なのかも、優先順位を決める材料になります。
場合によっては、
- 自分でやる
- 誰かに依頼する
- 簡略化する
- 後回しにする
という選択肢を考えられるかもしれません。
AIに仕事の優先順位を決めてもらう基本の4ステップ
ここからは、実際にAIを使って仕事を整理する方法を見ていきましょう。
STEP1｜抱えている仕事を全部書き出す
まずは、現在抱えている仕事をAIに伝えます。
この段階では、きれいに整理する必要はありません。
たとえば、
- 月曜日までに資料を作成
- 今日中にAさんへ返信
- 来週の会議の準備
- 経費精算
- 上司から頼まれた調査
- メールの確認
- 後輩から相談された件への対応
というように、思いつくまま書いて大丈夫です。
「こんな細かい仕事まで書いていいのかな？」と思うものも、いったん全部書き出してみましょう。
AIに整理してもらう前に、自分で完璧に整理する必要はありません。
STEP2｜締切や所要時間を追加する
次に、仕事ごとの情報を追加します。
たとえば、
- 締切
- 重要度
- 所要時間
- 他の人への影響
- 自分しかできないか
などです。
すべてわからなくても問題ありません。
わかる範囲だけ入力して、わからない部分はAIに質問してもらう方法もあります。
STEP3｜AIに優先順位をつけてもらう
情報を入力したら、AIに優先順位を考えてもらいます。
ここでおすすめなのが、順位だけでなく「理由」も聞くことです。
「1位は資料作成です」とだけ言われるより、
「月曜日が締切で、3時間かかるため、今日から着手したほうがよい」
と理由がわかったほうが、自分でも判断しやすくなります。
また、AIの理由を確認することで、「自分が見落としていたポイント」に気づけることもあります。
STEP4｜今日やる仕事だけに絞る
AIが10個の仕事を並べてくれたとしても、それを全部今日やろうとしてはいけません。
次に、
「今日の勤務時間内に優先して取り組む仕事を3つ選ぶ」
という段階に進みます。
さらに、
「3つのうち、最優先の1つも教えてください」
と聞いておくと、予定どおりに進まなかったときにも判断しやすくなります。
そのまま使える！仕事の優先順位を決めるプロンプト
ここでは、コピーしてそのまま使えるプロンプトを紹介します。
まずは簡単に使える初心者向けプロンプト
まだAIに慣れていないなら、まずはシンプルな指示から始めてみましょう。
以下は私が抱えている仕事です。
締切・重要度・他の仕事への影響などを考慮して、優先順位をつけてください。
それぞれについて、優先する理由も1〜2文で説明してください。・月曜日までに資料を作成
・今日中にAさんへ返信
・来週の会議の準備
・経費精算
・上司から頼まれた調査
・後輩から相談された件への対応
まずはこれだけでも十分です。
AIの回答を見て、「この仕事はもっと重要」「これは明日でもいい」など、自分の事情に合わせて修正していきましょう。
もう少し正確に判断してもらうプロンプト
仕事ごとの情報がわかっているなら、もう少し詳しく伝えてみましょう。
以下の仕事について、締切・重要度・所要時間・他の人への影響・自分しかできない仕事かどうかを考慮して、優先順位をつけてください。
1位〜5位の順番に並べ、それぞれの理由を簡潔に説明してください。
また、「今日やる」「明日以降でよい」「他の人に依頼を検討」の3つにも分類してください。・資料作成（締切：月曜日／重要度：高／所要時間：3時間）
・Aさんへの返信（締切：今日中／重要度：中／所要時間：15分）
・経費精算（締切：今月末／重要度：低／所要時間：30分）
・会議準備（締切：来週／重要度：高／所要時間：1時間）
このように**「何を基準に」「どのような形で答えてほしいか」まで伝える**と、AIの回答を使いやすくできます。
「今日やること3つ」に絞るプロンプト
仕事が多すぎて混乱しているときに便利です。
以下の仕事の中から、今日の勤務時間内に優先して取り組むべき仕事を3つ選んでください。
すべてを終えられない可能性も考慮し、最優先の1つも教えてください。
選んだ理由と、おおよその時間配分も提案してください。
「全部やらなければ」という状態から、今日やることだけに意識を向けるためのプロンプトです。
急ぎの仕事が突然入った場合のプロンプト
予定どおりに仕事が進まない原因の一つが、突然の依頼です。
そんなときは、予定を最初から作り直すのではなく、AIに組み直してもらいましょう。
今、以下の予定で仕事を進めていましたが、急に「〇〇」という仕事が入りました。
締切・重要度・他の人への影響・所要時間を考慮して、優先順位を組み直してください。
また、後ろ倒しにする仕事と、その理由も教えてください。
大切なのは、新しい仕事を追加するだけでなく、何を後ろ倒しにするかも考えることです。
新しい仕事が増えたのに、元の予定を一つも減らさなければ、当然スケジュールは破綻します。
残業を減らしたい場合のプロンプト
勤務時間内に仕事を終えたい場合は、時間制限もAIに伝えます。
私の勤務時間は9時〜17時です。
以下の仕事を勤務時間内で進める場合、優先順位と時間配分を提案してください。
休憩時間も考慮し、すべて終わらない場合は「明日に回す仕事」も選んでください。
また、短時間で効率よく進めるための工夫があれば教えてください。
「全部終わらせる方法」だけではなく、「終わらないなら何を明日に回すか」までAIに考えてもらうのがポイントです。
AIに仕事の優先順位をつけてもらう具体例
ここまで、AIに仕事を整理してもらう方法を紹介してきました。
では、実際にAIへ相談すると、どのような回答が返ってくるのでしょうか。
ケース1｜締切の違う仕事が5つある場合
たとえば、次の5つの仕事を抱えているとします。
- 資料作成（締切：月曜日／所要時間：3時間／重要度：高）
- Aさんへの返信（締切：今日中／所要時間：15分／重要度：中）
- 会議準備（締切：来週／所要時間：1時間／重要度：高）
- 経費精算（締切：今月末／所要時間：30分／重要度：低）
- 上司から頼まれた調査（締切：金曜日／所要時間：2時間／重要度：高）
AIに、
これらの仕事について、締切・重要度・所要時間・他の人への影響を考慮して優先順位をつけてください。
今日やる仕事、明日以降でよい仕事に分け、理由も説明してください。
と依頼してみます。
すると、たとえば次のような整理ができます。
| 優先順位 | 仕事 | 判断理由 |
|---|---|---|
| 1 | Aさんへの返信 | 今日中が締切で、相手の仕事にも影響する |
| 2 | 資料作成 | 締切が近く、3時間必要なので早めに着手したい |
| 3 | 上司からの調査 | 金曜日締切で時間がかかるため、早めに進めたい |
| 4 | 会議準備 | 来週なので、今日は準備項目の整理だけでもよい |
| 5 | 経費精算 | 締切に余裕があるため、後回しにできる |
このように、AIに「順位」だけではなく「理由」も出してもらうと、自分でも判断を確認できます。
ただし、これはあくまで一例です。
たとえば、「上司から頼まれた調査は今日中に方向性だけ確認してほしい」といった事情があれば、順位は変わります。
AIの回答をそのまま採用するのではなく、自分の職場事情に合わせて調整することが大切です。
ケース2｜急ぎの依頼が突然入った場合
仕事をしていると、予定していなかった依頼が突然入ることがあります。
「今日中にこの資料を確認してもらえますか？」
「急で申し訳ないのですが、この件をお願いできますか？」
こうした仕事が入ると、もともと立てていた予定が崩れてしまいます。
このとき大切なのは、新しい仕事をそのまま追加しないことです。
仕事が1つ増えたなら、別の仕事を後ろにずらす必要があります。
AIには、次のように相談できます。
今日の予定は以下です。
・資料作成：2時間
・メール対応：30分
・会議準備：1時間
・経費精算：30分ここに「急ぎの資料確認」という仕事が追加されました。
勤務時間は17時までです。
締切・重要度・他の人への影響を考慮して、予定を組み直してください。
後ろ倒しにする仕事と、その理由も教えてください。
AIから、
- 予定どおり進める仕事
- 少し時間を短縮する仕事
- 明日に回す仕事
- 誰かに相談・依頼したほうがよい仕事
などを整理してもらいます。
これなら、急な依頼が入ったときにも「どうしよう」と一人で悩む時間を減らせます。
ケース3｜仕事と家庭の予定が重なっている場合
仕事以外にも予定がある場合は、「今日使える時間」を現実的に考えることが重要です。
たとえば、
- 9時〜17時：勤務
- 17時30分：家族の予定
- 18時以降：夕食などの家事
- 20時以降：自分の時間
という日なら、仕事を際限なく詰め込むことはできません。
そこで、
明日は9時〜17時が勤務時間です。
仕事以外にも17時30分から予定があります。
以下の仕事を、明日の勤務時間内でできるだけ無理なく進めたいです。
すべて終わらない場合は、明後日に回す仕事も選んでください。
とAIに相談できます。
ポイントは、「仕事を全部終わらせる方法」ではなく、「限られた時間で何を優先するか」を考えることです。
家庭の予定があるからといって、仕事の優先順位を下げる必要があるという意味ではありません。
自分が使える時間を正確に把握し、その範囲で現実的な計画を立てるためにAIを使います。
「やらない仕事」をAIと一緒に決める
仕事の効率化というと、「どうすればもっと早く終わらせられるか」を考えがちです。
でも、仕事が多すぎるときには、もう一つ重要な視点があります。
それが、
「そもそも、今日やらなくていい仕事はないか？」
ということです。
今日やらなくても問題ない仕事を見つける
AIに、
以下の仕事の中から、今日やらなくても大きな問題が起こらない仕事を選んでください。
それぞれ、後回しにできる理由も説明してください。
と聞いてみましょう。
すると、
- 明日でも間に合う
- 締切まで余裕がある
- 他の仕事への影響が小さい
- すき間時間にできる
といった仕事が見つかるかもしれません。
「自分がやらなくてもいい仕事」を探す
さらに一歩進めて、
以下の仕事の中で、私が必ず自分でやる必要がないものを教えてください。
「他の人に依頼できる」「簡略化できる」「後回しにできる」「自分でやる必要がある」に分類してください。
と相談する方法もあります。
もちろん、実際に誰かへ仕事を依頼できるかどうかは職場のルールや相手の状況を考える必要があります。
それでも、「全部自分でやらなければ」という思い込みに気づくきっかけにはなります。
「やらない」は手抜きではない
仕事が多いと、
「やらない＝怠けている」
と感じてしまうことがあります。
でも、限られた時間の中で本当に重要な仕事に集中するためには、優先順位の低い仕事を後回しにすることも必要です。
仕事の優先順位を決めるとは、「やる順番」だけでなく「今はやらないこと」を決めることでもあります。
「重要だけど急ぎではない仕事」を後回しにしない
一方で、緊急ではない仕事ばかりを後回しにするのも注意が必要です。
緊急の仕事だけをこなす働き方には注意
メール対応や急な依頼など、目の前の仕事を片付けていると、「今日はたくさん仕事をした」と感じるかもしれません。
ところが、その一方で、
- スキルアップ
- 業務改善
- 資料の整理
- 引き継ぎ準備
- 新しい仕事の準備
- キャリアについて考える時間
などが、いつまでも後回しになることがあります。
AIに「未来のための仕事」を見つけてもらう
そんなときは、
私の仕事の中から、「緊急ではないけれど、将来的に重要な仕事」を3つ挙げてください。
それぞれ、なぜ今から少しずつ進めたほうがよいのか説明してください。
とAIに聞いてみましょう。
目の前の仕事だけでなく、少し先の自分に必要な仕事を意識できます。
「今日30分だけやるなら？」と聞いてみる
まとまった時間が取れない場合は、もっと小さく考えてみましょう。
以下の仕事の中から、今日30分だけ時間を使うなら、どれを進めるのがおすすめですか？
30分でできる具体的な作業内容まで提案してください。
こうすると、
「資料作成を終わらせる」
ではなく、
「資料の構成だけ作る」
「必要なデータを3つ集める」
といった小さな行動に分解できます。
忙しいときほど、仕事を小さく区切ることが大切です。
AIを「仕事の秘書」のように使ってみよう
AIを一度だけ使って終わりにするのではなく、仕事の節目ごとに相談する方法もあります。
朝｜今日の仕事を整理する
朝、今日やるべき仕事をAIに伝えます。
今日の勤務時間は9時〜17時です。
以下の仕事があります。
今日優先すべき3つと、余裕があればやる仕事に分けてください。
これだけでも、朝一番に「今日は何をしよう？」と悩む時間を減らせます。
急な仕事が入ったら｜予定を組み直す
予定外の仕事が入ったら、
急な仕事が入ったので、今の予定を組み直してください。
とAIに相談します。
ポイントは、新しい仕事を追加するだけでなく、何を後ろに回すかまで考えることです。
昼｜午後の仕事を整理する
午前中に予定どおり進まなかった場合は、午後の計画を作り直します。
午前中に予定していた仕事のうち、AとBが終わりませんでした。
午後は3時間しかありません。
今日中にやるべき仕事を優先順位順に整理してください。
予定が崩れたことを「失敗」と考えず、その時点からもう一度組み直すのがポイントです。
退勤前｜明日に回す仕事を決める
仕事が残っていると、「終わるまでやらなければ」と考えてしまうことがあります。
そんなときは、
今日終わらなかった仕事を整理してください。
明日に回してよい仕事と、明日の朝一番に着手すべき仕事に分けてください。
と相談してみましょう。
「今日終わらなかった」という事実だけでなく、明日の行動まで決めてから仕事を終えることで、頭の中に仕事を持ち帰りにくくなります。
週末や週の終わり｜来週の仕事を整理する
一週間単位でもAIを活用できます。
来週予定している仕事を一覧にしました。
締切・重要度・所要時間を考慮して、来週の優先順位を整理してください。
また、早めに着手したほうがよい仕事があれば教えてください。
週単位で見渡すことで、「来週いきなり忙しくなる仕事」に気づきやすくなります。
AIに仕事の優先順位を決めてもらうときの注意点
便利なAIですが、仕事の判断をすべて任せてしまうのはおすすめできません。
AIの判断をそのまま正解にしない
AIは、あなたの職場の事情をすべて知っているわけではありません。
たとえば、
- 上司から「今日中に」と言われている
- この仕事は別の部署の作業に影響する
- 社内では特定の仕事を優先するルールがある
といった事情は、AIに伝えなければ判断できません。
そのため、AIは優先順位を考えるための相談相手として使い、最終的な判断は自分で行いましょう。
個人情報や会社の機密情報を入力しない
仕事をAIに相談するときは、入力内容にも注意が必要です。
たとえば、
- 顧客名
- 個人の連絡先
- パスワード
- 社外秘情報
- 未公開の企画
- 機密性の高い社内情報
などは、そのまま入力しないようにしましょう。
「株式会社〇〇の担当者へのメール」ではなく、「取引先へのメール」とするなど、具体的な情報を一般化して入力する方法があります。
また、会社でAIの利用ルールが定められている場合は、必ずそれに従いましょう。
「重要度」の判断基準をAIに伝える
AIに「優先順位をつけて」とだけ頼むと、一般的な基準で判断する可能性があります。
そこで、
この仕事は上司への報告に関係するため重要です。
この仕事は締切が来週ですが、他の部署の作業に影響するため早めに進めたいです。
など、判断に必要な背景を追加しましょう。
AIへの指示は、「何をしてほしいか」だけでなく「なぜそうしたいのか」まで伝えると、より自分の状況に合った回答を得やすくなります。
AIに仕事を整理してもらうと、働き方も見えてくる
仕事の優先順位を整理していると、あることに気づくかもしれません。
「私は毎日、メール対応にこんなに時間を使っているんだ」
「本来やりたい仕事より、調整業務に時間を使っているな」
「緊急の仕事ばかりで、将来のための仕事ができていない」
このような気づきは、単なるタスク管理を超えて、自分の働き方を考えるきっかけになります。
今の仕事で時間を使いすぎていることを分析する
AIに、
過去1週間の仕事を一覧にしました。
どの仕事に時間を使いすぎているように見えるか、改善できそうなポイントを整理してください。
と相談してみましょう。
自分では当たり前だと思っていた仕事が、実は大きな時間を占めていることに気づくかもしれません。
自分の得意・不得意を整理する
仕事を振り返りながら、
最近の仕事で「比較的スムーズにできたこと」と「時間がかかったこと」を整理しました。
ここから考えられる私の得意な仕事・苦手な仕事の傾向を整理してください。
とAIに相談することもできます。
AIの分析が必ず正しいとは限りませんが、自分の仕事を振り返る材料になります。
キャリアの方向性を考える
さらに、
今までの仕事で楽しいと感じたこと、得意だったこと、苦手だったことを整理しました。
これらをもとに、今後伸ばすとよさそうなスキルや仕事の方向性をいくつか提案してください。
という相談もできます。
もちろん、転職やキャリアの大きな決断をAIだけで決める必要はありません。
まずはAIとの会話を通して、「私はこれからどう働きたいのだろう？」と考えるきっかけを作るところから始めてみましょう。
まとめ｜AIに仕事を任せるのではなく、「考える時間」を取り戻そう
仕事が多いと、「もっと頑張らなければ」と思ってしまいがちです。
でも、限られた時間の中ですべてを完璧にこなすのは簡単ではありません。
そんなときは、AIに仕事を整理してもらいましょう。
ポイントをまとめると、
- まず抱えている仕事をすべて書き出す
- 締切・重要度・所要時間などをAIに伝える
- 優先順位だけでなく、理由も説明してもらう
- 「今日やること」を3つ程度に絞る
- 急な仕事が入ったら、予定を組み直す
- 「今日やらない仕事」も決める
- 必要なら、他の人に依頼できる仕事を探す
- 緊急ではなくても、将来につながる仕事を確保する
- AIの判断を鵜呑みにせず、最終判断は自分で行う
- 個人情報や会社の機密情報には注意する
そして、何より覚えておきたいのが、
「優先順位を決める＝すべての仕事を終わらせる」ではない
ということです。
大切なのは、限られた時間の中で、
「今、本当にやるべきことは何か？」
を考えること。
AIは、あなたの代わりに仕事の責任を負ってくれるわけではありません。
でも、頭の中でごちゃごちゃになっている仕事を整理し、「今やること」「後でいいこと」「やらなくてもいいこと」を考える手助けはしてくれます。
忙しい毎日の中で、全部を自分一人で抱え込む必要はありません。
まずは今日、AIに仕事を3〜5個だけ書き出して、
「今日、優先してやるべき仕事を3つ選んでください」
と聞いてみるところから始めてみてください。
AIを上手に使って、仕事を増やすためではなく、本当に大切なことに時間を使うための余白を作っていきましょう。
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