はじめに｜自分ではわかる文章でも、相手には伝わりにくいことがある
「伝えたいことはあるのに、うまく文章にできない」
「自分ではわかりやすく書いたつもりなのに、相手に意図が伝わっているか不安になる」
メールやチャット、家族へのメッセージ、案内文など、日常には文章を書く場面がたくさんあります。そのなかで、説明が足りなかったり、反対に長くなりすぎたりして、悩んだ経験がある方も多いのではないでしょうか。
自分では意味がわかっていても、読み手にとっては説明が足りなかったり、違う意味に受け取られたりすることがあります。
そんなときに役立つのが、AIを使って自分の文章を見直す方法です。
ただし、ポイントはAIに文章を丸ごと書いてもらうことではありません。自分が伝えたいことをもとに、相手に伝わりにくい部分を見つけ、必要なところだけを整えていきます。
AIに「どこがわかりにくいか」「読み手はどう受け取る可能性があるか」と尋ねることで、自分では気づかなかった改善点が見つかることもあります。
この記事では、自分の文章をAIに添削してもらう手順や、そのまま使えるプロンプト、修正案を確認するときのポイントを紹介します。
この記事でわかること
- 相手に伝わりやすい文章の特徴
- AIを使って自分の文章を添削する方法
- そのまま使えるプロンプトと具体的な活用例
- AIの添削結果を確認するときの注意点
相手に伝わりやすい文章とは？
AIに添削を頼む前に、まずは「相手に伝わりやすい文章」とはどのような文章なのかを考えてみましょう。
基準がわかっていると、AIが提案した修正案を採用するかどうかも判断しやすくなります。
伝えたいことや目的が早い段階でわかる
伝わりやすい文章は、何のための文章なのか、何を伝えたいのかが読み手にわかりやすくなっています。
例えば、仕事のメールで何かをお願いしたい場合、背景や経緯を長く説明するよりも、最初に依頼内容を示したほうが、相手は要点をつかみやすくなります。
一方、気持ちを伝えるメッセージや物語のような文章では、必ずしも結論を最初に置く必要はありません。大切なのは、文章の目的に合った順番で情報を伝えることです。
文章を見直すときは、次の点を確認してみましょう。
- 何について書かれているのかがわかるか
- 一番伝えたいことが埋もれていないか
- 読み手が理解しやすい順番になっているか
具体的で、意味があいまいではない
書き手にとっては明確でも、読み手には解釈が分かれる表現があります。
例えば、次のような言葉です。
- 「あれ」「それ」など、何を指しているのかわかりにくい言葉
- 「なるべく早く」「しっかり」など、人によって基準が異なる言葉
- 誰が何をするのかが明確でない表現
例えば、「なるべく早く確認をお願いします」と書かれていても、今日中なのか、今週中なのかは相手にはわかりません。
期限を決められる場合は、「可能であれば、10月16日までにご確認ください」のように具体的にすると、相手も予定を立てやすくなります。
ただし、期限が決まっていないのに、無理に日付を設定する必要はありません。必要に応じて、対象・期限・理由などを補うことが大切です。
相手に合った言葉や説明になっている
同じ内容でも、読み手の知識や立場によって、ふさわしい言葉や説明の深さは変わります。
例えば、専門用語を日常的に使う同僚には通じる説明でも、その分野に詳しくない人には意味が伝わらないことがあります。
また、仕事の依頼メールと親しい友人へのメッセージでは、適切な言葉遣いも異なります。
文章を見直すときは、次の点を意識してみましょう。
- 誰が読む文章なのか
- 相手はどの程度の知識を持っているのか
- 丁寧さや親しみやすさは相手との関係に合っているか
AIに添削を依頼するときも、読み手や文章の用途を伝えておくと、目的に合った提案を受けやすくなります。
必要な情報が過不足なくまとまっている
伝わりやすい文章にするには、必要な情報を省きすぎず、不要な説明を増やしすぎないことも大切です。
情報が足りなければ、読み手は内容を理解できなかったり、追加で質問する必要が生じたりします。
反対に、同じ説明が何度も繰り返されていると、肝心な情報が埋もれてしまうことがあります。
文章を見直すときは、次の点を確認しましょう。
- 読み手が理解するために必要な情報が入っているか
- 同じ内容を何度も説明していないか
- なくても意味が変わらない説明が長く続いていないか
必要な情報を、必要なだけ伝えること。 それが、相手にとって理解しやすい文章につながります。
AIを使って自分の文章を添削するメリット
自分で文章を見直していても、どこを直せばよいのかわからないことがあります。そんなとき、AIを第三者の視点を取り入れるための道具として使うと、文章を改善するヒントが見つかります。
自分では気づきにくいわかりにくさを見つけられる
自分で書いた文章は、書くまでの経緯や背景を自分自身が知っているため、説明が不足していても気づきにくいものです。
AIに初めて読む人の立場から確認するよう依頼すると、意味があいまいな箇所や、説明を補ったほうがよい部分を指摘してもらえることがあります。
例えば、自分では当然だと思って省略した説明が、読み手にとっては必要な情報かもしれません。
AIの指摘をきっかけに、読み手の立場から文章を見直せることがメリットです。
伝えたい内容を整理できる
何を一番伝えたいのかが自分でもはっきりしないまま書き始めると、文章が長くなったり、話題があちこちに移ったりすることがあります。
そんなときは、AIに文章をすぐ修正してもらうのではなく、「この文章で伝えたいことは何だと思いますか？」と尋ねてみる方法もあります。
AIが整理した内容を見て、自分の意図と合っているかを確認することで、伝えたいことの優先順位を整理しやすくなります。
もちろん、AIが示した内容が自分の考えと違う場合は、無理に合わせる必要はありません。自分の意図を確認するための材料として活用しましょう。
相手や目的に合わせた表現を考えられる
同じ内容でも、相手との関係や文章の用途によって、適切な表現は変わります。
例えば、AIに次のような条件を伝えると、目的に合わせた言い回しを提案してもらえます。
- 上司に送るので、丁寧で簡潔な表現にしたい
- 家族に伝えるので、かしこまりすぎない文章にしたい
- 初めて読む人にも理解できるよう、難しい言葉を避けたい
複数の表現を比較しながら、自分が伝えたいことに合った言葉を選べるのも、AIを活用するメリットです。
文章を何度も書き直す負担を減らせる
文章がうまくまとまらないと、書き直しては読み返し、また修正することを繰り返しがちです。
AIに改善点や修正案を出してもらえば、ゼロから何度も書き直す代わりに、提案を参考にしながら必要な部分を調整できます。
一度で完成させようとせず、気になる部分だけを追加で相談することもできます。
ただし、AIの提案が必ず正しいとは限りません。文章が自然に見えても、元の意図が変わっていたり、必要な情報が抜けていたりすることがあります。最終的には、自分で内容を確認することが大切です。
AIで相手に伝わりやすい文章に直す方法【4ステップ】
ここからは、実際に自分の文章をAIに添削してもらう手順を紹介します。
最初から完璧な文章を用意する必要はありません。普段書いているメールやメッセージ、説明文などを使って、できるところから試してみましょう。
ステップ1｜まずは自分の言葉で文章を書く
最初に、伝えたいことを自分なりの言葉で書き出します。
この段階では、文章のきれいさや正しい言い回しを気にしすぎなくても大丈夫です。箇条書きのメモ程度でも構いません。
例えば、仕事の相手に資料の確認をお願いしたい場合は、次のようなメモから始められます。
- 資料を確認してほしい
- 気になるところがあれば教えてほしい
- できれば今週中に返事がほしい
このように、伝えたい内容を先に整理しておくと、AIに添削を依頼するときも、自分の意図がどこにあるのかを確認しやすくなります。
自分の言葉で書いた文章を出発点にすることが、自分らしい文章に仕上げるための第一歩です。
ステップ2｜AIに文章のわかりにくい部分を指摘してもらう
文章を書いたら、いきなり修正案を求めるのではなく、まずはどこがわかりにくいのかを指摘してもらいましょう。
例えば、次のような観点から確認を依頼します。
- 意味があいまいな箇所はないか
- 説明が不足している箇所はないか
- 読み手が誤解したり、疑問を感じたりしそうな表現はないか
- 読み手の立場から、追加説明が必要な箇所はないか
さらに、「この文章を初めて読んだ人は、どのように受け取る可能性がありますか？」と尋ねるのもおすすめです。
AIの指摘が必ず読み手の反応を正確に予測できるわけではありませんが、自分だけでは気づきにくい点を見つける手がかりになります。
ステップ3｜指摘を踏まえて修正案を出してもらう
改善したほうがよい点がわかったら、その内容を踏まえて修正案を出してもらいます。
このときは、次の2点を伝えると、意図に合った文章に近づけやすくなります。
- 元の文章で伝えたい内容や気持ちを変えないこと
- どこを、なぜ直したのかも説明してもらうこと
例えば、「元の文章の雰囲気は残しながら、読み手が理解しやすい表現にしてください」と依頼すれば、必要以上にかしこまった文章になるのを避けやすくなります。
修正した理由も聞いておくと、単に文章を直すだけでなく、自分で文章を書くときの参考にもなります。
ステップ4｜修正案を確認して自分の文章に整える
最後は、AIが提示した修正案を自分で確認します。
特に、次の点を意識してみましょう。
- 自分が伝えたかった内容や気持ちが残っているか
- 事実や数字、日付、固有名詞などが変わっていないか
- 相手との関係性に合った言葉遣いになっているか
- 自分が実際に使う言葉として違和感がないか
例えば、親しい相手に送るメッセージが、AIの修正によって必要以上にかしこまった表現になっていることもあります。その場合は、元の文章に戻したり、もう少し自然な言い回しを提案してもらったりして構いません。
AIの修正案は完成形ではなく、自分の文章をよりよくするための参考案です。
元の文章と見比べながら、納得できる形に整えていきましょう。
そのまま使える！文章を伝わりやすくするAIプロンプト
ここからは、自分の文章をAIに添削してもらうときに使えるプロンプトを紹介します。
プロンプトとは、AIにしてほしいことを伝えるための指示文です。難しく考える必要はありません。文章をどのように直してほしいのかを具体的に伝えることがポイントです。
基本のプロンプト
まずは、さまざまな文章に使える基本のプロンプトから試してみましょう。
次の文章をコピーし、【文章】の部分に自分が書いた文章を貼り付けて使ってください。
以下の文章を、相手に伝わりやすい文章に添削してください。
文章の意味や、私が伝えたいことは変えないでください。
元の文章の雰囲気も、できるだけ残してください。
次の点を確認してください。
・意味があいまいな部分
・説明が不足している部分
・読み手が誤解したり、疑問を感じたりしそうな表現
・長すぎる部分や、わかりにくい言い回し
・読み手の立場から、追加説明が必要な部分
まず、改善したほうがよい点を箇条書きで教えてください。
そのあと、修正案を提示してください。
元の文章から変更した部分と、その理由も説明してください。
必要な情報が不足している場合は、勝手に補わず、質問してください。
事実や数字、日付なども、元の文章から変更しないでください。
【文章】
ここに自分の文章を貼り付ける
このプロンプトには、文章を整えるだけでなく、読み手の立場から問題点を確認してもらう指示を含めています。
ポイントは次の3つです。
- 元の意図や雰囲気を残す： 自分らしい文章を保ちながら改善しやすくします。
- 改善点と修正理由を確認する： どこを直すべきか、自分でも理解しやすくなります。
- 不足情報を勝手に補わないようにする： 事実や意図を意図せず変えてしまうリスクを減らします。
ただし、こうした指示を出しても、AIが必ずそのとおりに対応するとは限りません。修正案は元の文章と見比べて確認しましょう。
仕事の文章をわかりやすくしたいとき
仕事の文章では、丁寧さだけでなく、依頼内容や必要な情報が正確に伝わることも重要です。
例えば、上司への相談、取引先への依頼、同僚への連絡などでは、相手との関係性や文章の目的に合わせて表現を調整する必要があります。
基本のプロンプトに、次のような指示を追加してみましょう。
この文章は、取引先に送る依頼メールです。
依頼内容が一読でわかるように整理し、
相手に失礼のない丁寧な表現にしてください。
必要な情報や期限は省かないでください。
期限が明確でない場合は、勝手に設定せず、
確認が必要な点として指摘してください。
このように、誰に向けた文章なのか、何を伝えたいのかを具体的に説明すると、目的に合った修正案を得やすくなります。
なお、仕事で使う場合は、会社の情報管理ルールにも注意しましょう。取引先の名前や社内の機密情報などは、必要に応じて伏せ字やダミーの情報に置き換えてから入力してください。
家族や知人に気持ちを伝えたいとき
家族や知人へのメッセージでは、文法的に正しいこと以上に、自分の気持ちが自然に伝わることが大切な場合もあります。
例えば、お願いをしたいときや、自分の考えを伝えたいとき、文章の表現によっては意図せず相手を責めているように受け取られることがあります。
そんなときは、次のようなプロンプトを使ってみましょう。
この文章は、家族に自分の気持ちを伝えるメッセージです。
私の気持ちや伝えたいことは変えず、
相手を責めているように受け取られそうな表現があれば
指摘してください。
必要以上にかしこまった文章にはせず、
自然でやわらかい言葉遣いにしてください。
私の気持ちを勝手に推測したり、
元の文章にない内容を付け加えたりしないでください。
AIに表現を見直してもらうことで、自分では気づかなかった言い回しに目を向けられることがあります。
ただし、相手がどう受け取るかは、関係性や状況によって異なります。AIの提案をそのまま採用するのではなく、自分の気持ちに合った言葉を選ぶことが大切です。
説明文や案内文を読みやすくしたいとき
説明文や案内文では、読み手が必要な情報を迷わず見つけられることが重要です。
特に、初めて読む人に向けた文章では、書き手にとって当たり前の情報が、読み手にはわからないこともあります。
次のようなプロンプトで、読み手の立場から見直してもらいましょう。
この文章は、初めて利用する人向けの案内文です。
初めて読む人にも内容が伝わるように添削してください。
・難しい言葉や専門用語は、必要に応じてわかりやすくする
・手順や説明の順番がわかりやすいか確認する
・読み手が迷いそうな箇所を指摘する
・必要に応じて見出しや箇条書きを提案する
元の文章にない情報は勝手に追加せず、
説明が不足している場合は、その箇所を教えてください。
案内文や説明文では、文章の言い回しだけでなく、情報の順番や構成を見直すことも役立ちます。
添削前と添削後を比べてみよう
ここまで紹介した方法を使うと、文章はどのように変わるのでしょうか。
短い依頼文を例に、改善のポイントを見てみましょう。
添削前の文章
資料を確認して、できるだけ早く返事をください。
この文章でも、資料を確認して返事をしてほしいという意図は伝わります。ただし、読み手によっては、次のような疑問が残るかもしれません。
- どの資料を確認すればよいのか
- いつまでに返事をすればよいのか
- どのような内容について返事をすればよいのか
改善例
お手数ですが、添付資料をご確認のうえ、ご意見をお聞かせいただけますでしょうか。可能であれば、○月○日までにご返信いただけると助かります。
この例では、次の点を改善しています。
- 「資料」を「添付資料」として対象を明確にした
- 「返事をください」を「ご意見をお聞かせください」として、求める内容を具体化した
- 「できるだけ早く」を具体的な期限に置き換えられる形にした
- 依頼の表現を丁寧に整えた
ただし、これはあくまでも一例です。相手との関係性や依頼の緊急度によっては、もっと簡潔な表現のほうが適している場合もあります。
また、期限が決まっていない場合は、実際の状況に合わせて設定する必要があります。
大切なのは、文章を丁寧にすることだけではありません。相手が何をすればよいのか、どのように理解すればよいのかが明確になっていることです。
AIに添削してもらうときも、この視点を意識してみましょう。
AIの添削で失敗しないためのコツ
AIに文章を添削してもらうときは、いくつか意識しておきたいポイントがあります。
「わかりやすくして」だけで終わらせない
「わかりやすくしてください」とだけ伝えると、AIは読み手や文章の目的を十分に把握できず、一般的な修正をすることがあります。
そこで、次の情報を伝えてみましょう。
- 誰に向けた文章なのか
- 何を伝えたいのか
- どのような雰囲気にしたいのか
例えば、「上司に会議の日程変更をお願いするメール。丁寧さを保ちつつ、簡潔な文章にしてください」と伝えれば、単に読みやすくするだけでなく、用途に合った表現を考えてもらいやすくなります。
元の文章の意図を変えないように指定する
AIは文章を整える過程で、元の文章にはなかった情報を補ったり、書き手の気持ちとは異なる表現に変えたりすることがあります。
こうした変更を減らすためには、添削を依頼するときに条件を明確にしておくことが大切です。
例えば、次のように伝えられます。
- 元の文章の意味や意図を変えないでください
- 事実や数字、日付を変更しないでください
- 情報が不足している場合は、推測で補わず質問してください
ただし、指示を出せば間違いを完全に防げるわけではありません。特に重要な文章では、修正前後を比較して、自分の意図と合っているかを確認しましょう。
一度に完璧な文章を目指さない
文章の内容、構成、言い回しを一度に見直そうとすると、どこを優先すればよいのかわからなくなることがあります。
そんなときは、作業を段階に分けてみましょう。
- 伝えたいことが整理されているか確認する
- 読み手に誤解されそうな部分を見直す
- 言葉遣いや文章の長さを調整する
また、文章全体を修正するのではなく、気になる部分だけを相談しても構いません。
例えば、「この段落だけ、意味を変えずにもう少しやわらかい表現にしてください」と依頼すれば、必要な箇所に絞って見直せます。
AIの修正案をそのまま採用しない
AIが提示した文章は、自然で整っているように見えても、必ずしも自分の意図に合っているとは限りません。
修正案を確認するときは、次の点を意識しましょう。
- 自分が伝えたかった内容が残っているか
- 事実や数字などに誤りがないか
- 相手との関係性に合った言葉遣いか
- 自分が実際に使う言葉として違和感がないか
文章が整っていることと、相手に意図が正しく伝わることは、必ずしも同じではありません。
AIの提案を参考にしながら、最後は自分が納得できる文章に仕上げることが大切です。
AIに添削してもらうときの注意点
便利なAIですが、使うときには気をつけたいこともあります。
AIは背景や人間関係をすべて理解できるわけではありません。
相手との過去のやり取りや、その場の状況によって適切な表現は変わります。必要な背景を伝えることは役立ちますが、AIが相手の気持ちや反応を正確に予測できるとは限りません。
文章が整っていても、内容が正しいとは限りません。
AIが事実や数字を変えたり、もっともらしい説明を付け加えたりする場合があります。特に日付・金額・固有名詞などは、元の情報と照らし合わせて確認しましょう。
個人情報や仕事上の機密情報を入力しないようにしましょう。
氏名や住所、勤務先の情報、社内資料などは、必要に応じて伏せ字やダミーの情報に置き換えてください。利用するAIサービスのプライバシー設定や、所属先の情報管理ルールも確認しておくと安心です。
重要な判断をAIの添削だけで済ませないようにしましょう。
契約・医療・法律などに関わる重要な文章は、表現が整っていることだけを根拠に判断しないことが大切です。必要に応じて、内容に詳しい人や専門家に確認しましょう。
まとめ｜AIを使って、自分の言葉をもっと伝わりやすくしよう
相手に伝わりやすい文章を書くために、最初から完璧な文章を目指す必要はありません。
自分で書いた文章をAIに見てもらうことで、わかりにくい部分や、説明を補ったほうがよい箇所に気づけることがあります。
今回紹介したポイントを振り返ります。
- 伝えたいことや目的が、読み手にわかりやすく伝わるようにする
- AIには文章の修正だけでなく、わかりにくい部分の指摘も依頼する
- 誰に向けた文章なのか、どのような目的なのかを具体的に伝える
- 修正理由も確認し、自分でも改善点を理解する
- AIの提案をそのまま採用せず、最後は自分の言葉で仕上げる
AIは、あなたの代わりに気持ちや意図を決めてくれる存在ではありません。
けれど、自分が書いた文章を別の視点から見直し、「ここは少し説明が足りないかもしれない」「この表現では違う意味に受け取られるかもしれない」と気づくための相談相手にはなります。
文章がうまくまとまらないときや、相手にどう伝わるか不安なときは、まず自分の言葉で書いてみてください。
そして、AIに改善点を尋ねながら、伝えたいことがきちんと伝わる文章に整えていきましょう。
大切なのは、上手な文章を書くことだけではなく、自分の伝えたいことを相手に届けることです。
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