「議事録担当、お願いできますか？」
PTA役員を経験したことがある方なら、この言葉に少し身構えたことがあるかもしれません。
会議に参加するだけでも大変なのに、その後に待っている議事録作成。
家事や仕事が終わったあとに録音を聞き返しながらまとめる作業は、なかなかの負担です。
議事録作成している時間がない…（泣）
実は私も、
- どこまで書けばいいのかわからない
- 要点をまとめるのが苦手
- 録音を聞き返す時間がない
という悩みを抱えていました。
そこで試してみたのがChatGPTです。
今回は、PTA会議の議事録作成をAIに手伝ってもらった体験をもとに、その活用方法をご紹介します。
PTAの議事録作成って意外と大変
議事録作成で困ることはたくさんあります。
例えば、
- 会議中はメモを取るのに必死
- 発言内容が多すぎる
- 誰が何を言ったかわからなくなる
- 決定事項と検討事項が混ざる
- 録音を聞き返すのに時間がかかる
特に大変なのが、「要点をまとめる作業」です。
録音やメモを見返しても、
「これって重要？」
「どこまで書けばいい？」
と悩んでしまいます。
結果的に、30分から1時間くらいかかることも珍しくありません。
ChatGPTに相談してみた
ある日のPTA役員会で取ったメモをChatGPTに入力してみました。
例えばこんな感じです。
会議メモ
- 運動会のお手伝い募集について話し合った
- 募集開始は6月15日
- 募集方法はプリントとメール配信
- テント設営担当が不足している
- 担当者は次回会議までに候補者を確認
- 当日は朝7時集合
この内容をChatGPTに渡して、
「PTA役員会の議事録として整理してください」
と依頼してみました。
実際に使ったプロンプト例
以下の会議メモをもとに、PTA役員会の議事録を作成してください。
【条件】
・読みやすい文章にする
・決定事項と検討事項を分ける
・箇条書きを活用する
・正式な議事録として使える文体にする
【会議メモ】
（ここにメモや文字起こしを貼り付ける）
AIが作成した議事録イメージ
PTA役員会議事録
議題
運動会お手伝いスタッフ募集について
決定事項
- 募集開始日は6月15日とする
- 募集方法はプリント配布およびメール配信を併用する
- 当日の集合時間は午前7時とする
検討事項
- テント設営担当者が不足しているため追加募集を検討する
次回までの対応
- 各担当者は候補者の確認を行う
このように、情報が整理された状態で出力されます。
もちろん完璧ではありませんが、ゼロから作成するより圧倒的にラクになりました。
実際に使って感じたメリット
1. 要点整理が早い
AIは情報を分類するのが得意です。
決定事項や今後の課題を自動で整理してくれるので、頭の中もスッキリします。
2. 書き方に悩まない
「議事録っぽい文章」が苦手な方でも大丈夫。
ChatGPTが自然な文章に整えてくれます。
3. 作業時間が大幅短縮
これまで30分以上かかっていた作業が、数分で下書きレベルまで完成することもあります。
忙しいPTA役員にとってはかなり助かります。
AIを使うときの注意点
便利なAIですが、完全に任せきりにはできません。
個人情報は入力しない
児童名や保護者名など、個人情報が含まれる場合は削除または伏せ字にして利用しましょう。
最終確認は必ず人が行う
AIは内容を整理するのが得意ですが、間違った解釈をすることもあります。
提出前には必ず内容を確認しましょう。
会議の公式記録であることを忘れない
議事録は学校やPTAの正式な記録です。
AIが作った文章をそのまま使うのではなく、担当者が最終責任を持ってチェックすることが大切です。
まとめ
PTAの議事録作成は、意外と時間と労力がかかる作業です。
しかしChatGPTを活用すれば、
- 要点整理
- 文章作成
- フォーマット調整
といった作業を大幅に効率化できます。
「AIは難しそう」と感じる方もいるかもしれませんが、まずは会議メモを貼り付けて、
「議事録として整理してください」
とお願いするだけで十分です。
忙しい毎日の中で少しでも負担を減らしたい方は、ぜひ一度試してみてください。
※AIはあくまで文章作成を支援するツールです。正式な議事録として利用する際は、内容の確認・修正を必ず人が行ってください。
