「PTA総会の案内文を作ることになったけれど、何を書けばいいのかわからない…」
そんな経験はありませんか？
PTAの役員や委員になると、意外と多いのが「文章作成」の仕事です。
特にPTA総会の案内文は、
- 失礼のない文章にしたい
- 必要事項を漏れなく入れたい
- 堅苦しすぎる文章にはしたくない
と悩みがち。
実はこうした文書作成こそ、ChatGPTが得意な作業です。
今回は、AI初心者の方でも簡単にできる「ChatGPTでPTA総会の案内文を作る方法」をご紹介します。
PTA総会の案内文で必要な情報
まずは案内文に必要な情報を整理しましょう。
一般的には次の内容が入ります。
- 開催日時
- 開催場所
- 総会の内容
- 出欠確認について
- 委任状について
- 問い合わせ先
実はChatGPTに依頼するときも、この情報を伝えるだけでかなり完成度の高い文章が作れます。
案内文を書くことになったら、最初にこれらの情報を確認しておきましょう！
ChatGPTへの指示例
まずはこんな感じで入力してみましょう。
「PTA総会の案内文を作成してください。
日時：4月20日 午前10時
場所：○○小学校 体育館
保護者向けです。
丁寧で読みやすい文章にしてください。
出席できない場合は委任状の提出をお願いする内容も入れてください。」
すると、数秒で案内文のたたき台が完成します。
ゼロから考えるより圧倒的にラクです。
さらに良い文章にするコツ
実は、ChatGPTは指示が具体的なほど上手に書いてくれます。
例えば、
× 案内文を書いて
ではなく、
○ PTA総会の案内文を書いてください。
保護者向けです。
やわらかく親しみやすい雰囲気で。
A4用紙1枚以内に収めたいです。
のように伝えると、かなりイメージに近い文章になります。
ポイントは次の4つです。
1. 誰向けか
- 保護者向け
- 新入生保護者向け
- PTA会員向け
など
2. 文章の雰囲気
- 丁寧
- 親しみやすい
- フォーマル
- やわらかい
など
3. 文章量
- 200文字程度
- A4用紙1枚以内
- 簡潔に
など
4. 必ず入れたい内容
- 委任状提出のお願い
- 出欠確認
- 持ち物
- 駐車場について
など
「なんだか思っていた文章と違う…」ときは？
ChatGPTを使い始めたばかりの方がよく感じるのが、
「うーん、違うんだけど、どう直せばいいかわからない」
という状態です。
でも大丈夫。
ChatGPTは何度でも修正できます。
ケース1：文章が堅すぎる
こんな指示を追加します。
「もう少し親しみやすい表現にしてください」
「40代の保護者が読みやすい雰囲気にしてください」
ケース2：文章が長すぎる
こんな指示を追加します。
「内容はそのままで半分の長さにしてください」
「A4用紙の半分程度に収めてください」
ケース3：重要事項が埋もれている
こんな指示を追加します。
「日時と場所が目立つ構成にしてください」
「箇条書きを使って読みやすくしてください」
ケース4：学校らしい文体にしたい
こんな指示がおすすめです。
「学校から配布されるお知らせ文のような文体にしてください」
「公立小学校のPTA文書として自然な表現にしてください」
AI初心者さんに伝えたいこと
ChatGPTを使うとき、多くの人が
「一回で完璧な文章を作らなきゃ」
と思ってしまいます。
でも実際は逆です。
ChatGPTは、
- 下書きを作る
- 修正する
- 言い換える
- 短くする
こうしたやり取りが得意です。
まずは60点の文章を作ってもらい、そこから整えていくイメージで使うと、とてもラクになります。
まとめ
PTA総会の案内文は、ChatGPTを使うと数分でたたき台が完成します。
特に、
- 日時
- 場所
- 誰向けか
- 文章の雰囲気
- 入れたい内容
を具体的に伝えることが成功のポイントです。
「文章を書くのが苦手」
「何から手を付ければいいかわからない」
そんなときこそ、まずはChatGPTに相談してみてください。
PTA活動の負担を少し減らして、あなたの時間と心の余裕を取り戻してくれるはずです。
